W publikacji Znaczenie komunikacji w zespole wyjaśniliśmy, jak ważna jest komunikacja w zespole dla powodzenia realizacji zadań i celów. Dziś skupimy na konkretnych zasadach dobrej komunikacji w zespole i ich krótkiemu omówieniu.
Zasady skutecznej komunikacji w zespole
Dobra komunikacja w zespole jest jedną z fundamentalnych zasad zarządzania. Znajomość jej podstawowych elementów stanowi determinantę w budowaniu zgranego i skutecznego zespołu.
Technik usprawniających zdolności komunikacyjne jest dużo. Każda ma wpływ na dany obszar kompetencji w zakresie umiejętności odczytywania intencji, które kryją się w słowach, gestach, zachowaniu czy tonie głosu. Warto wiedzieć, że bez względu na to, które obszary będziemy trenować, wszystkie przełożą się na jakość wykonywanych zadań i zaangażowanie pracowników. Jeśli komunikacja szwankuje, pracownicy nie będą chcieli lub mieli okazji do zaprezentowania pełni swoich możliwości. Dlatego tak ważny jest sposób, w jaki się komunikujemy w zespole, jak przekazujemy informacje zwrotne i na nie reagujemy.
Pierwsza złota zasada w komunikacji to słuchanie innych. Przełożony musi:
- okazywać zainteresowanie podwładnym, dawać im wypowiedzieć się do końca,
- być autentyczny i pokazywać pracownikowi, że jest nim całkowicie zainteresowany,
- zadawać pytania, by uzyskać jak najwięcej informacji dotyczących tematu rozmowy,
- upewnić się, że rozumie, o czym mówi pracownik – i na odwrót,
- poszukiwać wspólnych obszarów, tematów, rozwiązań, aby dojść do wspólnego celu,
- odejść od założenia, że wie, co rozmówca powie,
- wyeliminować zakłócenia podczas rozmowy czy spotkania – pracownik ma mieć poczucie, że jego prezentacja jest dla przełożonego tak samo ważna jak dla niego samego.
Kluczowe zasady dobrej komunikacji
Aby prawidłowo komunikować się z pracownikami, ważne są następujące elementy:
- uważne słuchanie,
- nieprzerywanie rozmówcy,
- szczerość,
- otwartość,
- gotowość na krytyczne uwagi,
- udzielanie informacji zwrotnej o procesie, zadaniu, celu,
- wyrażanie swoich obaw, potrzeb, oczekiwań,
- formułowanie myśli w sposób zwięzły, konsekwentny i zrozumiały dla innych,
- brak obawy przed prezentowaniem swoich przemyśleń, poglądów,
- szacunek dla drugiej strony dialogu.
Jak udzielać informacji zwrotnych?
- Mówienie o faktach, nie opiniach
W udzielaniu informacji zwrotnej na zasadzie dobrej komunikacji ważne jest, aby posługiwać się faktami, nie opiniami czy interpretacjami. Mówimy zatem o faktach, liczbach, czasie. O tym, co jest, nie co nam się wydaje.
- Mówienie z pozycji ,,ja”, nigdy ,,ty”
Częstym błędem w komunikacji i udzielaniu informacji zwrotnej jest mówienie do pracowników zespołu za pomocą komunikatów: ,,ty zawsze”, ,,ty nigdy”, ,,ty ciągle”. W momencie, w którym używamy takich stwierdzeń, uderzamy bezpośrednio w osobę, nie w zachowanie. Takie stwierdzenia powodują opór i agresję, co implikuje brak poszukiwania rozwiązań. Zaatakowany pracownik skupia się na poszukiwaniu sposobów, aby się odgryźć. W prawidłowej komunikacji zespołowej nie atakujemy pracownika, tylko informujemy.
- Otwartość w komunikacji
W zarządzanym zespole najlepiej organizować otwartą dyskusję, np. na zasadzie burzy mózgów, kiedy to nikt nie ocenia proponowanych rozwiązań, tylko zbiera się prezentowane pomysły. Takie dyskusje pozwalają poznawać różne punkty spojrzenia na tę samą sytuację i dają doskonałą okazję, by członkowie zespołu uczyli się słuchać siebie nawzajem.
- Czynniki motywujące i demotywujące zespół
Podczas otwartej komunikacji przełożony jest w stanie poznać czynniki, które motywują członków zespołu i dobrać do tego sposoby zwiększające skuteczność i efektywność zarówno całego zespołu, jak i poszczególnych członków.
- Ustalenie prostych zasad rozliczania zadań i celów
Każdy zespół potrzebuje określonych zasad, tzw. mierników, po których pozna, czy dany cel został zrealizowany. Muszą to być proste zasady, jasne dla każdego członka zespołu.
- Formułowanie oczekiwań
W udzielaniu informacji zwrotnej zawsze powinien pojawić się element sformułowania, czego oczekujemy, na co się umawiamy i jak to będzie wyglądało.
- Stawianie realnych celów – informacja o konsekwencjach
W prawidłowej komunikacji ważne jest, by przekazać informację o tym, jakie mogą być konsekwencje, jeśli dany cel nie zostanie zrealizowany. Zespół musi mieć świadomość powagi sytuacji.
- Asertywność
Asertywność powinna cechować każdy typ relacji – nie tylko z podwładnymi, ale także ze współpracownikami na równych szczeblach. Istotą asertywności jest umiejętność ochrony swoich praw przy jednoczesnym poszanowaniu praw innej jednostki. Komunikacja asertywna w udzielaniu informacji zwrotnej to rodzaj stanowczości, konsekwencji w działaniu i budowaniu autorytetu.
Najczęstsze błędy popełniane w komunikacji zespołowej
Do najczęstszych błędów pojawiających się w komunikacji zespołowej zaliczamy:
- brak udzielania informacji zwrotnej,
- nieprecyzyjne komunikaty,
- nierealne oczekiwania,
- niespójne komunikaty,
- unikanie kontaktu na linii przełożony-pracownik,
- krytyka zamiast udzielania konstruktywnego feedbacku,
- nagradzanie z pominięciem wskaźników merytorycznych.
Nauka komunikacji w zespole i praktykowanie zasad
Skuteczna komunikacja podczas budowania zgranych, efektywnych zespołów jest na wagę złota. Jeżeli chcemy, by organizacja odniosła sukces, musimy zadbać o komunikację wraz z udzielaniem feedbacku jako o podstawę działań. Pominięcie umiejętnego komunikowania się między ludźmi w organizacji może zaważyć na powodzeniu firmy.
Sukces jest możliwy pod warunkiem inwestowania w rozwój umiejętności i kompetencji zatrudnionych ludzi. Zachęcamy do pracy nad polepszeniem komunikacji między poszczególnymi członkami zespołów, a także między zespołami w firmie. W tym celu zapraszamy do skorzystania z naszych szkoleń z komunikacji w zespołach oraz coachingów indywidualnych i zespołowych, a także zapoznania się z metodą Radical Candor. W trakcie szkoleń i spotkań z trenerami Growth Advisors uczestnicy poznają najnowsze, skuteczne techniki i zasady komunikacji zespołowej.
