Komunikacja w zespole to jeden z kluczowych elementów mających bezpośrednie przełożenie na właściwe funkcjonowanie organizacji. Prawidłowa komunikacja jest podstawą przepływu informacji, a także wpływa na relacje interpersonalne i atmosferę panującą w zespole. To z kolei przekłada się na zwiększenie motywacji pracowników do realizacji celów i zadań oraz skuteczność podejmowanych działań w całej firmie.
Jak dbać o dobrą komunikację?
Dbałość o komunikację w zespole leży po stronie przełożonego. To on powinien dopilnować, by komunikacja była właściwa. On również musi pokazać, jak komunikować się prawidłowo. Zastosowanie ma tu zasada: przykład idzie z góry.
Zdarza się, że szefowie uważają, iż wiele informacji nie powinno docierać do pracowników, wobec czego ważne newsy zatrzymują dla siebie. Niestety niedoinformowani pracownicy stają się znacznie mniej skuteczni. Dzieje się tak, ponieważ nie czują się współodpowiedzialni za wykonywanie zadań i dążenie do celów organizacji. Koniec końców szczerość i dzielenie się z zarządzanym zespołem ważnymi informacjami budują zaangażowanie i wpływają na skuteczność wykonywanych zadań.
Elementy dobrej komunikacji
Na prawidłową komunikację składają się:
- szczerość,
- obustronny dialog,
- zadawanie pytań – ze szczególnym uwzględnieniem pytań otwartych, pobudzających do kreatywnego myślenia i działania,
- aktywne słuchanie,
- konstruktywny feedback.
Aktywne słuchanie jest bardzo niedocenianym elementem komunikacji. Należy wiedzieć, że polega nie tylko na milczeniu i słuchaniu rozmówców. To przede wszystkim słyszenie tego, co mówią pracownicy w zespole.
Czemu służy aktywne słuchanie? Przede wszystkim:
- analizie usłyszanych treści,
- identyfikowaniu ewentualnych problemów,
- ukierunkowaniu myśli podopiecznych na konkretny cel – zadanie,
- upewnieniu się, czy myślimy o tym samym,
- pokazaniu swoich kompetencji,
- pobudzeniu do działania,
- zbadaniu oczekiwań podwładnych, ich obaw i lęków,
- zaktywizowaniu ludzi do działania,
- poznawaniu się i wspólnemu rozwojowi.
8 sposobów na udoskonalenie komunikacji w zespole
- Jasny przekaz – komunikacja w zespole musi być zrozumiała dla wszystkich członków. Przekazywane informacje, zadania, cele mają być proste i klarowne. Nie mogą dawać miejsca na interpretację.
- Ukierunkowanie informacji, czyli zwrócenie się do konkretnej osoby i przekazanie jej informacji, za co jest odpowiedzialna, jakie ma zadanie i do kiedy ma zostać zrealizowane. To także informacja, kto może jej pomóc i w jakim zakresie.
- Upewnienie się, czy wszyscy zrozumieli przekaz – czy wszyscy wiedzą, co i do kiedy mają zrobić, za co są odpowiedzialni. Dotyczy to również osób, które nie zadały dodatkowych pytań, nie doprecyzowały informacji ani nie upewniły się co do szczegółów. Zweryfikowanie, czy wszyscy członkowie zespołu zrozumieli przekazane informacje, jest zadaniem przełożonego.
- Spisanie ustaleń – tak, aby w każdej chwili można było do nich wrócić.
- Regularność w monitorowaniu postępów. Ważne, aby przełożony regularnie komunikował się z członkami zespołu i monitorował, na jakim etapie jest zadanie. Pracownik ma mieć poczucie, że może liczyć na pomoc. Wsparcie jest bardzo ważne w każdym momencie, ale warto zwrócić szczególną uwagę na ten element komunikacji w zespole, gdy ludzie pracują zdalnie, są pozostawieni sami sobie i tracą granicę między pracą a życiem prywatnym ze względu na to, że cały czas przebywają w domu.
- Konstruktywny feedback – pracownik, by wykonywać zadania skutecznie, musi otrzymywać informację zwrotną na bieżąco. Nie może być to informacja przekazywana jedynie w momencie, gdy zadanie zostało zrealizowane niewłaściwie albo bardzo dobrze. Do tego służy monitorowanie, by pracownik miał wiedzę na temat swoich postępów lub obszarów do poprawy. Musi mieć szansę na rozwój. Nie chodzi o krytykę, lecz o pozytywne wzmocnienie lub informację o obszarach, które należy poprawić bądź wyeliminować. Przekaz musi odbyć się w sposób rozsądny, toteż należy się do rozmowy przygotować.
- Udzielanie informacji o miernikach – służą zobrazowaniu, na jakim etapie wykonywania zadania jest zespół. Warto podać fakty, liczby, czas.
- Budowanie koleżeństwa, wzajemnego zaufania, szczerości i zacieśnianie więzi. Sprzyja to lepszej komunikacji. Jeśli poszczególni członkowie zespołu się lubią, a zespół jest zgrany, okazuje się bardziej efektywny.
Żeby lepiej poznać samego siebie albo skuteczniej zarządzać potencjałem ludzi, warto wykonać testy osobowościowe dostępne w Growth Advisors. Testy te pomagają w odpowiedzi na pytania, jakim jest się typem człowieka i jak się działa, komunikuje, realizuje zadania. Zapraszamy do zapoznania się z testami Gallupa lub DISC, a także obejrzenia oferty szkoleń z komunikacji.
Komunikacja w zespole? To proste!
Zasady skutecznej komunikacji w zespole są niebywale proste. Najważniejszą jest to, by pracownicy wiedzieli, że mogą polegać na przełożonym i liczyć na niego Kolejną zaś to, by w zespole panowała atmosfera wzajemnego zaufania, szacunku i otwartej komunikacji we wszystkich kierunkach.
