Rozmowa roczna i co dalej?
Ocena roczna to proces, który często budzi lęk u pracownika i u lidera. Liderzy często nie wiedzą, jak to zrobić skutecznie i jak przekazać efektywny feedback, obawiają się też reakcji pracownika. Eksperci boją się negatywnej oceny i zamknięcia drogi kariery. Dlatego kluczowe jest, by dobrze przygotować się do rozmowy i przeprowadzić ją sprawnie.
Jednak nawet najlepiej przeprowadzona rozmowa będzie nadal stratą czasu, jeśli nie przełoży się na realne zmiany. Dlatego najistotniejsze są działania lidera i eksperta po rozmowie
Jak analizować otrzymany feedback i zmienić go w dobry plan rozwojowy
Czasami otrzymany feedback jest zaskoczeniem. Jak zmaksymalizować go jako bodziec do rozwoju? Poniżej kilka wskazówek dla eksperta by odpowiednio dopytać lidera.
- Unikaj emocji – jeśli temperatura rozmowy rośnie warto poprosić o krótką przerwę, wziąć kilka głębokich wdechów czy zastosować inne techniki zarządzania stresem.
- Nie bój się zapytać o konkretne przykłady – jeśli nie rozumiesz uwag drugiej strony lub coś się nie zgadza, dopytaj o konkretne wydarzenia, opinie i rezultaty. To pomoże wam mieć 100% jasność.
- Skup się na przyszłości – warto ustalić, jak ma wyglądać nowe oczekiwane zachowanie: czego brakuje, co ma się zmienić a co warto wzmocnić? Jakich umiejętności lub kompetencji oczekuje organizacja?
- Porozmawiaj o lukach w umiejętnościach – na rozmowie rocznej ocenia się rezultaty z ostatniego okresu i ustala cele na przyszły rok. Czy mam wszystkie kompetencje, by je zrealizować? Jeśli nie, to czego brakuje? Jak wyglądałyby konkretne dalsze kroki?
- Umów się na regularny feedback – na przykład na spotkaniach 1:1, by kolejna ocena roczna nie była zaskoczeniem
Wskazówka dla lidera: skup się na analizie feedbacku właśnie w kontekście luk. Na przykład zmień feedback „jesteś za mało produktywny” w konkretne przykłady: „wykonujesz zadania wolniej niż współpracownicy i często nie wyrabiasz się w wyznaczonym czasie, nikogo o tym nie informując” a te w luki kompetencyjne: „to wynika z trudności z priorytetyzacją, niesprawnego zarządzania zadaniami i niskiej asertywności”. Z tego można ułożyć świetny plan rozwojowy.
Jak przekuć trudną ocenę roczną na swoją korzyść
Według badań* większość z nas raczej przecenia niż nie docenia swoich umiejętności, dlatego trudny feedback bywa bolesnym zaskoczeniem. Jeśli jednak podejdziemy do niego z ciekawością, możemy z niego wyciągnąć mnóstwo rozwojowych wskazówek. Zgodnie z koncepcją Okna Johari, nasz najszybszy rozwój następuje, gdy możemy zmierzyć się z nowymi informacjami o samych sobie. Jak konstruktywnie podejść do krytyki:
- Pomyśl o trudnej ocenie jako okazji do rebrandingu – nikt z nas nie jest perfekcyjny w 100% czasu. Najdłużej istniejące na rynku marki wielokrotnie zmieniały formułę, ofertę i pozycjonowanie. Nawet jeśli usłyszałeś, że „nie nadajesz się na lidera bo nie umiesz pracować z ludźmi” to może być świetna okazja, by zmierzyć się z opinią na swój temat i udowodnić innym, że się mylą.
- Nie ulegnij pokusie, by zostawić to za sobą – zamiast zapominać i narzekać, że „lider się na ciebie uwziął” spróbuj zweryfikować te uwagi. Zapytaj współpracowników, czy mają podobne wskazówki – np. „czy oni też widzą twój problem z komunikacją? Jak to się objawia ich oczami?” Spróbuj odciąć się emocjonalnie od tej oceny i podejść do niej z ciekawością badacza.
- Zrozum sedno – jak w 2-3 słowach streściłbyś to, co usłyszałeś? Gdzie naprawdę leży problem? To pytanie możesz też zadać liderowi – np. „co to znaczy się nie umiem pracować z ludźmi? Czy chodzi o moje umiejętności komunikacyjne? Niecierpliwość? Kiedy dokładnie to widzisz?”
- Wybierz, w co inwestujesz swój czas – mogłeś usłyszeć listę rzeczy do poprawy – które są istotne dla ciebie? Jakie nowe podejście lub umiejętności przydadzą Ci się w przyszłości? Jeśli np. planujesz ścieżkę ekspercką i nie zależy ci na zarządzaniu zespołem może warto poprawić styl komunikacji ale niekoniecznie musisz inwestować czas w budowanie umiejętności coachingowych lub rozwój cierpliwości.
- Regularnie proś o feedback – jeśli wybrałeś już obszar do zmian, dobrze byłoby wiedzieć, jak Ci idzie. Wykorzystaj innych – ich feedback jest świetnym narzędziem pomiarowym. No i pomoże ci uniknąć niemiłych zaskoczeń w przyszłości.
Jak planować rozwój po rozmowie rocznej – stwórz plan rozwoju
Oprócz celów na przyszły rok warto też uzgodnić plan rozwoju. Plan rozwojowy jest mniej formalny niż ocena roczna i ma na celu właśnie budowanie umiejętności pracownika, jego motywacji i zaangażowania w pracę. Dobry plan rozwojowy poprawia satysfakcję i zaangażowanie w miejscu pracy – jest szczególnie kluczowy, gdy lider ma mniej możliwości motywowania pensjami czy awansami.
W przeciwieństwie do oceny rocznej plan rozwojowy jest bardziej kierowany przez pracownika niż lidera. W swoim założeniu skupia się na przyszłości, nie rozliczaniu ubiegłego roku. Nadal musi być konkretny i SMART, ale przede wszystkim dostosowany do pracownika, jego potrzeb i oczekiwań.
Współtworząc plan rozwojowy, lider i pracownik omawiają takie tematy jak:
- Kluczowe umiejętności i luki kompetencyjne do „załatania” w kolejnym roku
- Obszary, w których ekspert potrzebuje wsparcia i pomocy lidera (poprzez coaching managerski lub mentoring)
- Cele osobiste i firmowe jeśli chodzi o rozwój pracownika (np. wybrana ścieżka rozwoju w organizacji)
- Perspektywy na rozwój kariery i warunki niezbędne, by dojść do kolejnego kroku
Ważne by obie strony pod koniec rozmowy miały tą samą wizję potrzeb i możliwości rozwoju w ramach organizacji. Gdy zidentyfikujemy kluczowe umiejętności do rozwoju, warto przekuć je w dalsze kroki (jak mentoring, coaching, mastermind lub szkolenie) a te w konkretny plan działania (np. 1 szkolenie co kwartał i wsparcie coacha i managera).
Czym są i jak tworzyć plany naprawcze
Jeśli feedback rozwojowy nic nie zmienia i rezultaty pracownika się nie poprawiają, kolejnym krokiem jest sięgnięcie po plan naprawczy.
Plan naprawczy to konkretna umowa między liderem i ekspertem dotycząca oczekiwanych obszarów do poprawy. Ustanawia się go, gdy problemy z nieefektywnością pracownika długo się ciągną lub lider i ekspert rozbieżnie widzą oczekiwane zachowania i rezultaty. Intencją planu naprawczego jest ustanowienie jasnych, obiektywnych kryteriów do mierzenia oczekiwanej poprawy efektywności – najczęściej w krótkim okresie (plany naprawcze trwają od 2 tygodni do 6 miesięcy). Plan naprawczy nie oznacza od razu chęci zwolnienia, ale jest to jedna z możliwych konsekwencji, jeśli nie zakończy się pomyślnie.
Jak stworzyć dobry plan naprawczy? Poradnik dla lidera w sześciu krokach
- Zdecyduj, czy warto użyć planu naprawczego – czy dana sytuacja się powtarza? Czy ma dużą wagę? Czy przeprowadziłeś już rozmowy korygujące w tym temacie, bez skutku? Jeśli odpowiedź brzmi: „tak”, to może być dobry moment na plan naprawczy. Nie wahaj się skonsultować ze swoim przełożonym lub HR w razie wątpliwości
- Ustal, jak wygląda skuteczna praca na tym stanowisku – czego konkretnie oczekujesz od pracownika (jakich działań, rezultatów, zmian w postawie? Po czym poznacie sukces?
- Spisz to formalnie w SMARTny sposób – jakich rezultatów oczekujesz? Do kiedy? Jakie masz konkretne miary? Pamiętaj, że możesz się zainspirować poprzednimi planami naprawczymi w organizacji i skorzystać z pomocy HR. Taki dokument to “kontrakt” pomiędzy tobą i pracownikiem – jego sformułowanie jest kluczowe!
- Spotkaj się z pracownikiem – nastaw się na to, że może to być trudna dyskusja (jeśli spodziewasz się dużych emocji, możesz wziąć na spotkanie trzecią stronę, która będzie odgrywać rolę buforu). Postaraj się panować nad własnymi emocjami i skupić na faktach. Upewnij się, że pracownik ma 100% jasność co do twoich oczekiwań i warunków planu naprawczego. Odpowiedz na wszystkie wątpliwości i pytania. Ustal też rytm dalszych spotkań
- Monitoruj progres – feedback jest niezbędnym elementem tego procesu – ważne by pracownik wiedział na każdym etapie na ile spełnia oczekiwania, tak by finalna ocena nie była zaskoczeniem. Najczęściej lider i pracownik spotykają się regularnie na dedykowanych spotkaniach poświęconych temu tematowi
- Oceń skuteczność planu naprawczego – po upływie umówionego czasu obie strony spotykają się na finalną ocenę. Wraca się wtedy do warunków planu i ocenia każdy jego element. Ważne, by przygotować się na to spotkanie również z perspektywą: „co dalej”, i opcjami do przedyskutowania z pracownikiem
Plany naprawcze mogą być świetnym narzędziem, jeśli użyje się ich odpowiednio wcześnie, dając możliwość poprawy pracownikowi i zachowując otwarty umysł. Dobrze użyte, pozwalają zachować pracowników w organizacji i uniknąć kosztownej rekrutacji a dla pracownika są szansą by zrozumieć i pokonać swoje ograniczenia w danej roli.
