Dlaczego warto facylitować spotkania strategiczne?

Spotkania strategiczne często “padają ofiarą” wielkich oczekiwań – gdy wyrywamy liderów z wiru pracy na kilka lub kilkanaście godzin, chcielibyśmy mieć z tego najwyższe możliwe rezultaty. Tymczasem takie spotkania, bez odpowiedniej moderacji, potrafią zmienić się w koncert gwiazd, arenę walki lub po prostu stratę czasu, gdy uczestnicy grzęzną na jednym punkcie agendy na 50% spotkania. Dlatego warto zaprosić na pokład profesjonalnego facylitatora, który:

• Pomoże w podjęciu decyzji – dzięki obiektywnemu procesowi zaangażuje wszystkich w tworzenie rozwiązań, unikając efektu „to nie była moja decyzja”
• Upewni się, że wszystkie głosy zostaną odpowiednio wysłuchane – unikając dominacji jednych liderów i alienacji innych
• Odkryje wszystkie ważne informacje – nie tylko te dostępne na powierzchni lub najgłośniej wypowiadane
• Włączy wszystkich kluczowych decydentów – unikając przepychanek i wojen na szczycie
• Upewni się, że powstał konkretny plan, który spełnia ustalone wcześniej kryteria
• Zarządzi czasem spotkania, by zmaksymalizować jego efekt

Jasne, kolaboratywne decyzje, podjęte na podstawie najlepszych danych, zaangażowanie wszystkich stron i efektywność czasowa – jeśli chcemy takich spotkań strategicznych, warto pomyśleć o profesjonalnym facylitatorze.

7 kroków facylitacji spotkań strategicznych

Prowadzenie spotkania może się wydawać normalnym zadaniem, ale jeśli mamy do czynienia z planowaniem rozwoju biznesu na najbliższe 3 lata a na sali mamy samych doświadczonych liderów, poziom trudności rośnie. Niezależnie od tego, czy decydujemy się na facylitację samodzielnie, czy korzystamy ze wsparcia, dobrze znać proces i wiedzieć, czego trzeba się spodziewać. Jak skutecznie facylituje się spotkania strategiczne?

1. Przygotowanie to podstawa – na warsztacie dobrze poświęcić czas na pracę, nie dyskusję nad faktami czy zapoznawanie się z dokumentami. Dlatego dobrze przygotować przed spotkaniem kompendium wiedzy odpowiadające na następujące pytania

• Jaka jest sytuacja zespołu i organizacji (SWOT, mierniki biznesowe, podsumowanie poprzednich działań?
• Jakie cele stoją przed zespołem i organizacją?
• Jakie zasoby mamy do dyspozycji i decyzje do podjęcia?

Przed spotkaniem warto zachęcić wszystkich, by zapoznali się z faktami i przyszli na miejsce przygotowaniu.

1. Zaproszenie odpowiednich osób – spotkanie będzie skuteczne albo nie, w zależności od uczestników. Warto by brały w nim udział następujące grupy:

• Liderzy decydujący w imieniu podległych im departamentów
• Wybrani przedstawiciele ekspertów – którzy są blisko bieżącej i wniosą perspektywę z codzienności organizacji, której brakuje liderom
• Osoby odpowiedzialne za strategię – np. monitorowanie rynku i konkurencji, analitykę biznesową etc.

Do zadań facylitatora należy też upewnienie się, czy wszystkie kluczowe osoby zostały zaproszone i mogą uczestniczyć – lub oddają swój głos w ręce innego uczestnika spotkania.

3. Realistyczna agenda – przed spotkaniem warto dokładnie zaplanować kluczowe elementy wraz z narzędziami (np. odwrócony brainstorm by wygenerować nowe opcje, punkty głosowania by podjąć decyzje), ustalić odpowiednie podzespoły, które będą pracować i upewnić się, że miejsce i warunki sprzyjają kreatywnemu i kolaboratywnemu działaniu. Warto założyć w planie spotkania 20% bufor na dyskusje i nieprzewidziane sytuacje, by dać wszystkim uczestnikom komfort. Może to wymagać mocnej priorytetyzacji na etapie doboru omawianych zagadnień
4. Wspólne zasady – na początku spotkania powinien się pojawić tzw kontrakt, na którym uszczegóławiamy:

• Co jest celem spotkania i jak wygląda sukces (np. „nie wyjdziemy stąd dziś bez jasnego planu rozwoju na 3 lata wraz z kluczowymi decyzjami w obszarach X i Y”)?
• Jak będziemy pracować (np. zasada „nie ma głupich pytań” lub „mówimy o konkretach, nie generalizujemy”)?
• Jak wygląda rola facylitatora i co może zrobić (np. „oddajemy facylitatorowi prawo do skracania wypowiedzi, żebyśmy skończyli o czasie” lub „facylitator ma prawo ‘zaparkować’ niektóre tematy, które nie wiążą się ze spotkaniem”)?

5. Uważność na potrzeby grupy – facylitator nie może uczestniczyć aktywnie w tworzeniu pomysłów i rozwiązań, ponieważ jego rolą jest nieustające dbanie o płynny przepływ energii między uczestnikami i realizację agendy, mediowanie różnic zdań, umiejętne włączanie uczestników cichych i tonowanie gadatliwych. Facylitator na bieżąco decyduje, czy dana dyskusja przybliża uczestników do osiąganego celu czy od niego oddala – i elastycznie dostosowuje agendę do przebiegu spotkania.
6. Równowaga między przeszłością i przyszłością – na spotkaniu strategicznym rozmawia się zarówno o obecnym stanie organizacji, jej zasobach i barierach wzrostu ale i o wizji przyszłości, planie działania i konkretnych dalszych krokach. Dobór metodologii i odpowiednia równowaga między nimi to zadanie dla dobrego facylitatora.
7. Jasna umowa na koniec spotkania – przed zakończeniem spotkania facylitator pomoże stworzyć konkretny plan, dobrać mierniki progresu i upewni się, że wszyscy uczestnicy są gotowi podpisać się pod wypracowanym rozwiązaniem.

Jakie spotkania strategiczne skorzystają na facylitacji?

Każde spotkanie biznesowe, na którym grupa (3+ osoby) debatuje i decyduje o tym, jak najlepiej wykorzystać zasoby organizacji by osiągnąć określony cel, może skorzystać na facylitacji. Przykładowe spotkania strategiczne, które facylitujemy w Growth Advisors, dotyczą m.in.:

• Osiągnięcia konkretnych celów biznesowych (przychód, EBITA etc) lub OKR zespołu
• Ulepszenia UX / designu produktu lub propozycji biznesowej
• Ulepszenia obsługi klienta
• Zmiany strategii marketingowej
• Wkroczenia w nowy rynek lub kategorię biznesową
• Poprawy strategii cenowej
• Wdrożenia kultury organizacyjnej

Jakich efektów można oczekiwać na facylitowanym spotkaniu strategicznym?

Umiejętnie facylitowane spotkanie strategiczne pozwala na:

1. Zebranie feedbacku i kluczowych informacji z każdego poziomu organizacji – dzięki niemu możemy się też dowiedzieć, co nie działa w organizacji i łatwiej temu zaradzić.
2. Stworzenie wspólnej wizji przyszłości i konkretnego, długofalowego planu dla realizacji celów strategicznych.
3. Ustawienie długofalowych priorytetów dla zespołów – jasna wizja i wspólny kierunek pozwolą łatwiej odrzucać na bieżąco to, co nieistotne.
4. Wzrost odporności organizacji na zmiany i zagrożenia na rynku – dzięki odpowiedniej analizie sytuacji konkurencyjnej i głównych zagrożeń.
5. Wzrost zaangażowania i spójności w organizacji – różne oddziały i zespoły mają szansę wymienić się perspektywami i wspólnie podjąć decyzję.
6. Wzmocnienie kultury organizacyjnej – jasność, dokąd zmierzają zespoły i wspólne podejmowanie decyzji wzmacnia wartości, misję i kulturę organizacji

Facylitacja i co dalej?

Efektywna facylitacja strategiczna może uruchomić pozytywną rewolucję w każdym zespole, niezależnie od wielkości czy branży – jeśli jego rezultaty „żyją” w organizacji. Warto wracać do wypracowanych strategii i miar na zespołowych spotkaniach (nie tylko „all hands” ale też i „daily”). Tu dużą rolę grają liderzy – a nie każdy z nich jest przygotowany do wdrażania strategii. Warto wesprzeć kluczowe jednostki mentoringiem wewnętrznym lub zewnętrznym, by pomóc liderom efektywnie działać z wypracowaną strategią. Mentor doradzi, jak trzymać rękę na pulsie, kiedy warto zacisnąć zęby i przeczekać turbulencje biznesowe a które wymagają szybkiego zwrotu i elastycznej zmiany wypracowanych strategii.

Zdarza się też, że na facylitowanych warsztatach odkryjemy luki kompetencyjne w zespole. Może brakuje nam odpowiednich umiejętności i talentów, by odnieść sukces w wybranej dziedzinie. Niektóre możemy przyciągnąć, zatrudniając z rynku odpowiednich ekspertów. Inne łatwiej będzie wykształcić w obecnych zespołach, wzmacniając kompetencje twarde ale i miękkie jak np. odporność w zmianie czy produktywność. Pomocne będą tu szkolenia zespołowe w wybranych dziedzinach, tak by nasza organizacja miała jak największe szanse, by wypracowaną strategię skutecznie realizować.