Czemu służy facylitacja w biznesie?
Facylitacja biznesowa polega na prowadzeniu i wspieraniu grupy w wypracowaniu rozwiązań lub osiągnięciu celów. Facylitować można decyzje strategiczne, kreatywne brainstormy czy negocjacje wewnątrz organizacji. Facylitator tworzy przestrzeń, w której uczestnicy mogą efektywnie współpracować, otwarcie komunikować się i skutecznie rozwiązywać problemy. Dba o uwzględnienie wszystkich kluczowych perspektyw i zaangażowanie wszystkich członków grupy. Facylitator pełni rolę niewidocznego moderatora, który sam nie ma interesu we wspieraniu żadnej ze stron lecz w wypracowaniu najlepszego rozwiązania. Ogólnie rzecz biorąc, facylitacja pomaga w, podejmowaniu decyzji, procesach kreatywnych i efektywności zespołowej.
Kiedy warto sięgnąć po facylitację
Facylitacja pomaga efektywnie dotrzeć do sedna problemu i rozwiązać go, skutecznie zbierając perspektywy wszystkich członków zespołu. Warto po nią sięgnąć szczególnie gdy:
- Zależy nam na kreatywnych rozwiązaniach i innowacyjnych perspektywach – doświadczony facylitator stosuje techniki, które stymulują do pracy kreatywną półkulę mózgu bardziej, niż przechodzenie przez tabelki i dane
- Potrzebujemy sprawnie zebrać i uwzględnić różnorodne opinie – im bardziej zróżnicowany zespół, tym ciężej jest podejmować dezycje w klasyczny sposób. Facylitacja efektywnie zbiera i chwyta sedno perspektyw wielu osób
- Zależy nam na zaangażowaniu – facylitacyjny proces podejmowania decyzji angażuje grupę i tworzy prawdziwe zaangażowania zamiast kompromisów
- Mamy w zespole tendencję do długich wątków pobocznych lub osób, które długo pozostają przy głosie – facylitator skróci niepotrzebne dysputy i zadba o równowagę w wypowiedziach.
Dobry facylitator – czyli jaki?
Osoba facylitatora to kluczowy czynnik decydujący o sukcesie lub porażce takiego spotkania. Facylitator pełni na spotkaniu wiele ról:
- Pomaga wyłonić grupie cele
- Wspiera w stworzeniu planu i drogi dojścia do celu
- Upewnia się, że zespół pomyślał o kluczowych przeszkodach i ma na nie plan zaradczy
- Zarządza różnicami zdań
- Pomaga utrzymać równy wkład i zaangażowanie wszystkich członków zespołu
To dużo różnych zadań i umiejętności – facylitator bierze odpowiedzialność za przebieg spotkania, ale, uwaga, nie za podejmowane decyzje. Powinien być bezstronny i nie forsować swojej ulubionej perspektywy.
Na co warto zwracać uwagę przy doborze facylitatora?
- Umiejętności – takie jak zadawanie mocnych pytań, wrażliwość na potrzeby grupy, skuteczne włączanie i aktywizowanie wszystkich członków, zarządzanie czasem, asertywność, dbanie o energię
- Doświadczenie – facylitator, który pracuje z naszą branżą może wnieść ciekawe inspiracje z rynku i interesujące perspektywy
- Dopasowanie do potrzeb – warto przed spotkaniem określić dobrze jego cel: jeśli chcemy przede wszystkim pogodzić 2 zwaśnione obozy potrzebujemy facylitatora-negocjatora a gdy ważna jest przede wszystkim kreatywność szukamy takiego, który będzie miał cały arsenał innowacyjnych technik prowadzenia spotkań
- „Chemię” z zespołem – by szybko złapać nić porozumienia, facylitator powinien swoim stylem i podejściem rezonować z kulturą organizacji. Na przykład facylitator poukładany i pieczołowity może świetnie wesprzeć zespoły techniczne i rozminąć się z grupą kreatywnych copywriterów.
Facylitacja wspierająca proces twórczy
Facylitacja jest świetną techniką, gdy chcemy wraz z grupą stworzyć jak najwięcej jak najkreatywniejszych rozwiązań. Świetnie sprawdzają się tu techniki pracy indywidualnej i grupowego sortowania i głosowania na najlepsze pomysły, techniki brainstormingowe (np. figura 8, gdzie 8 osób po kolei ulepsza jeden pomysł) oraz korzystanie z różnorodnych pomocy i bodźców: wizualnych (np. karty, obrazy, rysowanie), kinestetycznych (karteczki do zapisywania, elementy do budowania, fizyczne gry w przestrzeni) czy dźwiękowych (np. odgrywanie ról, odpowiednio dobrana muzyka czy sygnały dźwiękowe).
Facylitacja wspierająca podejmowanie decyzji
Pomagając w podejmowaniu decyzji, facylitator najpierw ułatwia grupie efektywne zebranie całego kontekstu, czyli wszystkich niezbędnych informacji. Później pomaga uszczegółowić dostępne opcje wraz z dalszymi konsekwencjami (tak, by wszystkie strony jednakowo rozumiały, co jest do wyboru). Następnie, w zależności od hierarchiczności grupy, dopasowuje technikę pomagającą wyłonić wspólną decyzję (od głębokiej demokracji, która aktywnie włącza zdanie mniejszości, przed głosowanie, kapelusze de Bono, model scenariuszy, design thinking czy value-based analysis – opcji jest naprawdę wiele).
Facylitacja wspierająca efektywną komunikację
By poprawić relacje w grupie i rozwiązać problem komunikacyjny, również warto sięgnąć po pomoc facylitatora. Wtedy pełni on rolę obiektywnego strażnika, który prowadzi dwie, lub więcej, stron dyskusji do wspólnego rozwiązania. Facylitator spotkania poświęconego komunikacji najpierw ustala wspólne zasady, potem włącza wszystkie strony i dba o to, by każdy został efektywnie wysłuchany. Pomoże zespołowi skupiać się na rozwiązaniach, a nie starych bolączkach i zadba o odpowiedni rytm spotkania. Stworzy bezpieczną przestrzeń, w której można się podzielić trudnymi tematami. Pomoże też stworzyć plan naprawy komunikacji i ustali dobre zasady na przyszłość.
Facylitacja – jak zacząć?
Facylitacja to potężne narzędzie, które pomoże w wielu problemach. By zacząć go używać w biznesie, niezbędna będzie dobra definicja problemu („co chcemy osiągnąć?”), wola zmian („na co jesteśmy gotowi”) i odpowiednio doświadczony facylitator.
Ze względu na szeroki wymagany zakres kompetencji facylitator musi być odpowiednio wdrożony i przygotowany przed startem spotkania. Niekiedy mamy podobne kompetencje w organizacji – często tej roli podejmują się agile coache, HR lub członkowie zespołów L&D. Plusem facylitatora rodem z organizacji jest dobra znajomość zagadnień biznesowych, kluczowych interesariuszy i dynamiki i sytuacji w organizacji. Często taka osoba ma już mocne relacje z członkami zespołu, przez co łatwo jej zaufać.
Jednak im trudniejsza i bardziej złożona jest potrzeba biznesowa, tym bardziej warto rozważyć facylitatora spoza organizacji. Taki facylitator będzie budził więcej zaufania jako bezstronny i łatwiej mu będzie podważać status quo i zadawać dociekliwe pytania, które prowadzą do innowacyjnych rozwiązań. Jest mniejsza szansa, że bez osobistego zaangażowania będzie forsował jakieś rozwiązanie. Facylitator z zewnątrz przynosi też ze sobą perspektywy z innych organizacji, którym pomagał – takie rynkowe inspiracje mogą pomóc biznesowi w rozwiązaniu problemów. Chcesz się dowiedzieć, jak to działa? Zapraszamy do rozmowy z doświadczonym facylitatorem, który odpowie na wszystkie pytania.
Podsumowanie
Facylitacja w biznesie pozwala osiągnąć przełom szybciej, wzmocnić zaangażowania i polepszyć relacje w zespole. Tworzy produktywne środowisko pracy i pomaga w stworzeniu mnogości praktycznych pomysłów. Dlatego nie jest to tylko dodatek, ale prawdziwa podstawa w arsenale środków nowoczesnego lidera i nowoczesnych organizacji.
