zarządzanie Jak prowadzić motywujące rozmowy roczne – poradnik lidera

Według badań Instytutu Gallupa jedynie 20% pracowników pozytywnie wypowiada się o procesie rocznych ocen*, pozostali widzą go jako nieskuteczny, nieautentyczny pożeracz czasu. Z tych samych badań wiemy też, że jeśli uda się włączyć pracownika w stawianie celów, jest on 4x bardziej skłonny, by się zaangażować. Jak być liderem, który angażuje, motywuje i dobrze wykorzystuje roczny proces oceny?

Czemu służy rozmowa roczna?

W swojej esencji rozmowa roczna, jako element procesu zarządzania pracownikami, ma za zadanie ulepszać efektywność i rezultaty dostarczane przez pracowników. W trakcie rozmowy rocznej przechodzi się przez roczne cele, ocenia stopień ich osiągnięcia i daje szczegółowy feedback. W wielu organizacjach proces rocznej ewaluacji powiązany jest z premiami, awansami i / lub systemem podwyżek. Jest to też często jedyny moment w ciągu roku, kiedy pracownik słyszy od przełożonego, jak ten dokładnie go ocenia.

Dla lidera to jedno z ważnych narzędzi zarządzania wynikami – dobrze przeprowadzona rozmowa roczna komunikuje perspektywy rozwoju i oczekiwania lidera, jest narzędziem dania pełnego, wartościowego feedbacku, docenienia osiągnięć i naprostowania niedociągnięć. W skrócie pozwala liderowi wymagać odpowiednich rzeczy i efektywnie dać informację zwrotną.

Jako ciekawostkę warto dodać, że rozmowa roczna ma swoje korzenie w wojskowych procesach z czasu I wojny światowej. Wówczas wyżsi rangą oficerowie wprowadzili proces ewaluacji szeregowców, by wyłonić najlepszych nadających się do promocji, ale też i najgorszych, którzy mieli zostać zwolnieni z obowiązku pełnienia służby wojskowej.

Pięć pułapek rozmowy rocznej – kiedy rozmowa roczna nie działa?

Rozmowy roczne są często nieefektywne – oto pięciu jeźdźców apokalipsy, którzy zwiastują porażkę takiej rozmowy ewaluacyjnej. Warto zwrócić uwagę, że 2 z nich mają źródło w braku uważności lidera w ciągu roku a 2 w jego słabym przygotowaniu – a wszystkich można uniknąć!

1. Zbyt rzadki feedback – liderzy często wahają się przed udzieleniem feedbacku (szczególnie korygującego) w chwili zdarzenia, odkładając go na później. Często takim późniejszym momentem jest właśnie rozmowa rozwojowa. Jeśli nie dzielimy się regularnie naszą opinią w ciągu roku, pracownik może być nią zaskoczony i podejrzliwy (jeśli ocena jest niespodziewanie pozytywna) lub defensywny (gdy jest niespodziewanie negatywna). By tego uniknąć warto rozmawiać o wynikach regularnie przez cały rok. Feedback na ocenie rocznej nie powinien być zaskoczeniem.
2. Brak szczegółów – często liderzy pozostają na dużym poziome ogólności, nie podając podstaw do oceny. Warto przy każdym elemencie nie tylko podzielić się ewaluacją (dobrze/niedobrze lub liczbową) ale też i konkretnymi sytuacjami, które ją ilustrują. Jeśli nie tłumaczymy dokładnie naszej perspektywy, jak pracownik ma wiedzieć, co poprawić? Dlatego rozmowa roczna to nie jest dialog, który można przeprowadzić bez przygotowania.
3. Jednostronność – zdarza się, że tylko lider mówi a pracownik biernie słucha. Takie podejście rujnuje motywację i zmienia rozmowę roczną w katorgę dla obu stron. Dlatego warto dbać o równy udział w rozmowie – pytając pracownika o jego samoocenę, feedback do przełożonego i wizję przeszłości. To powinna być rozmowa, nie pogadanka
4. Skomplikowanie – często liderzy bardziej skupiają się na kwestii formalnej – wypełnianiu templatek, wystawianiu ocen, a mniej na esencji rozmowy rocznej, czyli budowaniu zrozumienia i motywacji. Warto poświęcić rozmowę roczną na realny dialog a nie przechodzenie przez skomplikowane formularze (można np. je przesłać pracownikowi wcześniej i rozmawiać tylko o pytaniach). Lider powinien wybrać max 3 kluczowe informacje, które powinny zostać w głowie pracownika i skupić się na nich i odpowiednim wysłuchaniu drugiej strony.
5. Stronniczość – czy tego chcemy czy nie, nasz mózg kieruje się uprzedzeniami poznawczymi – np. lepiej pamiętamy ostatnie rezultaty (więc ktoś może mieć świetny rok i zawalić projekt w ostatnim miesiącu a my ocenimy go niesprawiedliwie nisko) lub bardziej cenimy osoby, które są do nas podobne. By tego uniknąć warto mieć spójne i klarownie komunikowane kryteria oceny, ustalane na rok naprzód

Co się powinno dziać na rozmowie rocznej i jakie ma etapy?

Przed rozmową

1. Przypomnij sobie cele: Lider i ekspert powinni wrócić do ustalonych rocznych celów i przygotować swoją ocenę (lub samoocenę w wypadku eksperta). To dobry moment by pomyśleć o konkretnych przykładach.
2. Zbierz feedback: jeśli pracownik jest częścią szerszego zespołu, warto włączyć perspektywę współpracowników lub klientów/kontrahentów.
3. Ustal czas i miejsce spotkania: daj znać drugiej stronie z odpowiednim wyprzedzeniem: polecamy spotkanie w spokojnym miejscu, gdzie obie strony mogą skupić się na rozmowie, najlepiej twarzą w twarz. Warto zadbać, by nikt nie musiał się spieszyć i (idealnie) rozmowa nie wpadała w najbardziej stresujący biznesowo czas.

Na rozmowie

1. Przemyśl dobre otwarcie – pierwsza minuta nadaje ton spotkaniu. Jakie są kluczowe informacje, z którymi chcemy zostawić drugą stronę? O czym jest ta rozmowa? Czy to celebracja roku pełnego sukcesów? Może motywacja, by sięgnąć w przyszłym roku po seniorską rolę? A może interwencja, bez której ekspert nie ma długofalowej przyszłości w organizacji?
2. Zacznij od oceny ostatniego roku – dobrą praktyką jest poproszenienajpierw o samoocenę pracownika. Poświęć 30% czasu na ewaluację ostatniego roku. Rozmawiaj o konkretach (wynikach i przykładach) nie opiniach czy emocjach.
3. Daj feedback i otwórz się na niego: upewnij się, że pracownik wie dokładnie, jak go oceniasz a ty masz świadomość, czego potrzebuje od ciebie jako lidera.
4. Podziel się oczekiwaniami: czego chcesz widzieć więcej a czego mniej? Bądź konstruktywny i konkretny: np. zamiast „masz być bardziej proaktywny” powiedz „chcę, żebyś sam sprawdzał status projektu ze współpracownikami i proponował ulepszenia procesu”
5. Uzgodnij cele na przyszły rok – znów, możesz tu zacząć od propozycji pracownika. Upewnij się, że będziecie mieć konkretne SMART miary i obie strony podobnie widzą sukces w tej roli w kolejnym roku
6. Porozmawiaj o rozwoju – spędź chwilę, by wybadać wizję kariery pracownika, jego pasje i obszary, w których chce się rozwijać
7. Zakończ konkretnymi dalszymi krokami i spisz je, by mieć klarowny plan, do którego będzie łatwo wracać

Po rozmowie

1. Podziel się spisaną esencją rozmowy – to pomoże uniknąć nieporozumień
2. Ustal kolejne spotkanie – np. w przyszłym kwartale by porozmawiać o ocenie, realizacji celów i kroków, na które się umówiliście

Jak dobrze przeprowadzić rozmowę roczną – wskazówki dla lidera

1. Zachowaj obiektywność – złap szerszą perspektywę i spróbuj skalibrować swoich ekspertów vs. inni w organizacji. Poszukaj konkretnych przykładów, które ilustrują Twoją ocenę i nie zapomnij ich podać w trakcie rozmowy.
2. Zadbaj o bezpieczną atmosferę – daj pracownikowi szansę, by się przygotował, zapowiadając spotkanie wcześniej. Bądź otwarty na feedback z jego strony i dbaj o równy udział głosu w spotkaniu. Wybierz komfortowe miejsce rozmowy 1:1, najlepiej spotykając się osobiście.
3. Nie zapominaj o przyszłości i upewnij się, że cele i kryteria na nowy rok są jasne – mamy pokusę, by spędzić 80% czasu na rozliczaniu zakończonego roku – tymczasem dla biznesu jeszcze ważniejsze jest to, co przed nami. Upewnij się, że spędzisz połowę czasu na rozmowie o przyszłości – z jasnymi, SMART kryteriami do osiągnięcia. Nieporozumienia w kwestii celów mogą mieć potem bolesne skutki, dlatego sprawdź, czy na pewno rozumiecie z ekspertem w 100% tak samo oczekiwania co do przyszłego roku.
4. Pamiętaj o pozytywach – łatwo jest skupić się tylko na problemach, tymczasem ludzie uczą się szybciej, gdy wskazujemy te elementy, które już robią dobrze. Wymień przynajmniej 5 osiągnięć, z których pracownik może być zadowolony. Przy okazji – dbaj o język, aby ekspert nie wyszedł tylko z listą „problemów” i „porażek” – bądź konstruktywny.
5. Personalizuj – daj pracownikowi szansę, by sam się ocenił: od tego warto rozpocząć spotkanie. Podziel się też feedbackiem od współpracowników, jeśli udało Ci się go zebrać (polecamy!). Pamiętaj, by do każdego eksperta podejść indywidualnie, nawet jeśli masz duży zespół. Zastanów się przed spotkaniem jakie są top 3 rzeczy, z którymi chciałbyś, by pracownik został po waszej rozmowie
6. Ustal dalsze kroki – spędź chwilę na koniec spotkania by je podsumować, sprawdzić czy podobnie rozumiecie ustalenia i sprawdzić, jakie pracownik ma sugestie co do dalszych kroków. Upewnij się, że ty też masz przestrzeń, by wesprzeć w nich pracownika. Ustal kolejne spotkanie za np. kwartał, na którym sprawdzicie progres.
7. Podsumuj wszystko pisemnie – warto zostawić pisemny ślad, by uniknąć nieporozumień. Nawet kilka punktów w mailu pomoże później wrócić do ustaleń obu stronom.

Nie wiesz do końca, jak to wszystko poukładać? Zapraszamy na dedykowane warsztaty dla liderów lub rozmowę 1:1 z mentorem.

Jak widać, rozmowa roczna to jedno spotkanie, ale warto przygotowywać się do niej cały rok. Lider powinien regularnie dawać feedback i doceniać dobrą robotę. To pozwoli uniknąć diametralnej różnicy opinii i niemiłej dyskusji na rozmowie rocznej.

Co więcej, praca nie kończy się tylko na jednym spotkaniu – do oceny warto wracać przynajmniej raz na kwartał. Takie spotkanie w ciągu roku pozwoli dostrzec ewentualne luki w planach, dokonać szybkiej korekty, podzielić się informacją zwrotną i ponownie mieć wspólną wizję celów i efektywności między liderem i ekspertem. Dzięki temu kolejna roczna rozmowa będzie dużo prostsza.

* https://www.gallup.com/workplace/238064/re-engineering-performance-management.aspx