zarządzanie Jak efektywnie pracować zdalnie?

Praca zdalna wkroczyła z impetem w rzeczywistość firmową od czasu pandemii i wygląda na to, że zostanie z nami na dłużej. Według badań Partnership of New York City* w trakcie typowego dnia pracy w biurach na Manhattanie w styczniu 2023 pracowało zaledwie 50% pracowników. Mimo szumnie zapowiadanego przez największe firmy masowego powrotu do biur, ten odsetek podskoczył od września 2022 o… 1%. 

Wygląda na to, że praca zdalna zostanie z nami na stałe – rozpoznał to nawet polski ustawodawca i nowelizacja kodeksu pracy z 7 kwietnia 2023 roku wprowadza pojęcie pracy zdalnej i regulujące nią zasady (jak np konieczność zapewnienia sprzętu lub jego ekwiwalent). Jeśli od pracy zdalnej nie ma już odwrotu, to jakie niesie ze sobą pułapki i jak najlepiej je rozbroić?

Pułapki pracy zdalnej:

1. Osłabienie więzi – to główny lęk i pracodawców (martwiących się o osłabienie lojalności i poczucia przynależności) ale i pracowników (którzy na początku pandemii wskazywali na poczucie alienacji jako główny problem w pracy zdalnej). Fizjologicznie praca przed ekranem nie powoduje odpowiedniego wyrzutu oksytocyny, czyli hormonu przywiązania. Potwierdzają to badania Gallupa, które wskazują na wirtualne budowanie zespołu jako zaledwie w 25% tak efektywne jak na żywo**
2. Mniej efektywne spotkania – trudności techniczne i nieumiejętnie korzystanie z technologii sprawiają, że wirtualnie osiągamy mniej, zdaniem 32% respondentów badania Gallupa**.
3. Więcej czasu na spotkaniach i zmęczenie zoomowe – od czasu pandemii ilość czasu spędzanego na spotkaniach wzrosła o 20% – praca zdalna często oznacza cały dzień przed ekranem z minimalnymi przerwami. Jest to niekorzystne z fizjologicznego punktu widzenia, oznacza spadek energii i w skutek tego osobistej efektywności. 

Jak zapobiegać cyfrowemu zmęczeniu

Wyobraź sobie pracownika, który mimo że był zatrudniony 6 miesięcy temu, swojego zespołu i szefa ani razu nie widział na żywo. Pracownik ten spędza średnio 6h dziennie na spotkaniach, które często przeciągają się i nakładają jedno na drugie. Sfrustrowany brakiem czasu na “normalną” pracę, będąc na spotkaniu wykonuje inne obowiązki, przez co czuje się jeszcze bardziej przytłoczony i wyalienowany. Długie dni połączone z brakiem przerwy i ruchu oraz brakiem swobodnych interakcji z zespołem powodują spadek energii, efektywności i poczucia sensu. Czy dziwne jest, że w takiej sytuacji pracownik jest mniej zaangażowany i bardziej skłonny do poszukiwania nowego miejsca pracy?

Problemy z przeciążeniem w pracy zdalnej wynikają z 5 głównych czynników (więcej o tym mówimy w programach o higienie cyfrowej) 

1. zbyt dużej ilości bodźców w pracy cyfrowej przeszkadzającej w pracy w skupieniu
2. iluzji nieustającej dostępności (w myśl powiedzenia, że jeśli “nie ma mnie na teamsach i pod mailem non-stop to znaczy, że nie pracuję)
3. braku higienicznych przerw
4. nieefektywnych spotkań
5. braku swobodnych interakcji z szefem i zespołem

Co może zrobić lider, by pomóc swojemu zdalnemu zespołowi?

1. Daj przestrzeń na pracę głęboką
2. Nie oczekuj natychmiastowych odpowiedzi i modeluj to w zespole (np nie wysyłając maili poza godzinami pracy)
3. Wprowadź zasadę pomodoro i naucz zespoły pracy w oscylacji
4. Skróć czas spotkań do 25/50 minut, oczekuj minutek, agendy i daj prawo do odmowy uczestnictwa
5. Zainwestuj cyklicznie w aktywności teambuildingowe (np szkolenie) najlepiej na żywo
6. Zabezpiecz czas dla pracownika na spotkania 1:1 (najlepiej min 30 min 1x w tygodniu)

Jak najlepiej wykorzystać potencjał pracowników w pracy zdalnej

Najnowsze badania Gallupa*** mówią jasno, że pracując zdalnie część z nas potrzebuje swobodnie przeplatać życie zawodowe i pracę (np robiąc rano przerwę by odprowadzić dziecko do przedszkola i kończąc pracę w późnych godzinach wieczornych) a inni potrzebują jasno wyznaczonych granic pomiędzy życiem zawodowym i prywatnym (pracując w ściśle określonych godzinach i miejscu). Te proporcje wynoszą w populacji mniej więcej 50/50. To oznacza, że w Twoim czteroosobowym zespole 2 osoby mogą oczekiwać od ciebie elastyczności a pozostałe jasnego stawiania granic – i obie te strategie prowadzą ich do większej efektywności i lepszego poczucia równowagi między życiem i pracą. 

Jak się w tym poruszać i jak pomóc zdalnemu lub hybrydowemu zespołowi pracować efektywniej?

Przede wszystkim – porozmawiaj o preferencjach. Pamiętaj, że ty też jakieś masz, więc automatycznie bliżej Ci do jednego ze stylów. Podziel się tym, to też buduje zaufanie.

Następnie dopasuj swój styl zarządzania do ich potrzeb. Osoby przeplatające pracę i życie prywatne (ang. blenders) będą z natury bardziej elastyczne i lepiej reagujące na zmiany. Pracownicy ostro dzielący czas na prywatny i zawodowy (ang. splitters) mogą wnieść do zespołu cenne uporządkowanie i strukturę. Jak możesz pomóc każdemu typowi pracować zdalnie w jak najwydajniejszy sposób:

Pomóż “ostro dzielącym” (splitters):

• szanuj granice i nie wysyłaj pilnych próśb na koniec dnia pracy
• wyznaczaj realistyczne terminy i informuj wcześniej, by można było zaplanować projekty bez kosztów dla życia prywatnego
• zaakceptuj, że pracownik nie będzie oddzwaniał i odpisywał poza godzinami pracy

Pomóż łączącym życie i pracę (blenders):

• daj przestrzeń na elastyczny czas pracy, jeśli jest osobistym wyborem
• zarządzaj przez rezultaty i nie oczekuj obecności w sztywnych godzinach
• staraj się zminimalizować pracę z biura (2-3 dni w tygodniu)

Jak być liderem w pracy zdalnej? Przenieś zespół na wyższy poziom!

To nie wszystkie zadania stojące przed liderem w pracy zdalnej – oprócz walki z cyfrowym zmęczeniem i optymalnego ustawienia pracy, by talenty kwitły, Twoim zadaniem jest również dalsze wsparcie cyfrowej transformacji. Zdaniem foundera WordPress, światowej korporacji która zasila 35% stron na świecie i ma ponad 1000 pracowników w 75 krajach, większość zespołów zatrzymuje się na 2gim poziomie adaptacji do pracy zdalnej. Te poziomy to:

1. Brak adaptacji – założenie, że i tak “wszystkie ważne sprawy załatwia się w biurze” i poczucie, że jedynie w biurze jesteśmy efektywny
2. Odbudowywanie Biura w świecie online – kiedy przenosi się wszystkie złe nawyki z biura (jak rozdęte spotkania, niezliczone odrywanie od pracy przez teams czy maila, nieustające czytanie maili, konieczność bycia online od 9 do 17 etc) i w którym liderzy mikronadzorują swoje zespoły
3. Adaptacja do nowej rzeczywistości – w którym zaczynamy wykorzystywać świat online by efektywniej pracować: np symultanicznie tworząc dokumenty, wykorzystując narzędzia do kolaboracji jak np miro do efektywniejszego znajdowania rozwiązań. Na tym etapie rozsynchronizuje się organizację i większość komunikacji odbywa się w formie pisaniej. Spotkania to zło konieczne, trwają 15 minut i są efektywne (jasny cel, minimalna liczba osób, tylko do podejmowania decyzji)
4. Asynchroniczna komunikacja – w którym odkrywamy, że większość spraw nie wymaga natychmiastowej odpowiedzi a każdy pracownik może zdecydować, kiedy zajmie się danym zadaniem (dając przestrzeń na kreatywność i pracę głęboką) a zadaniami rządzą jasne deadliny, klarowne oczekiwania i dobre zarządzanie projektem
5. Nirvana – stan idealny w którym skupiamy się nie tylko na procesach ale i samym środowisku pracy cyfrowej i digitalowej kulturze zespołu. 

Na jakim etapie jest Twój zespół i jak możesz przesunąć go o poziom wyżej (my w Growth Advisors pracujemy między etapem 3 i 4 i chętnie będziemy cię wspierać w poszukiwaniu najlepszych rozwiązań dla Twojego zespołu

*https://www.forbes.com/sites/jackkelly/2023/02/14/new-york-city-is-losing-out-on-12-billion-annually-because-of-remote-work

**https://www.gallup.com/workplace/468599/important-time-office.aspx

***https://www.gallup.com/workplace/405392/splitters-blenders-two-different-relationships-work.aspx