zarządzanie Jak pomóc zespołom w kryzysie?

Od startu pandemii słowo “odporność psychiczna” stało się coraz częściej wypowiadane w kontekście wyzwań i potrzeb zespołów.  – Coraz więcej i więcej firm inwestuje w programy wellbeingowe, employee assistance program, wprowadza elastyczny czas pracy i daje dostęp do psychologa w ramach pakietu benefitów. 

Ten wzrost popularności rezyliencji to odpowiedź na przerażające dane dotyczące zdrowia psychicznego pracowników – według badań Korn Ferry z 2021 roku* aż 89% pracowników doświadcza wypalenia zawodowego. Aż 43% pracowników (zdaniem badań Workforce Institute**) doświadcza chronicznego poczucia zmęczenia, co ma wpływ na ich życie prywatne ale i produktywność w pracy. 

Jednak to może jeszcze nie być koniec, w związku z trudną sytuacją gospodarczą, restrukturyzacją, recesją, niestabilną sytuacją geopolityczną zespoły może czekać jeszcze więcej zmian. Aż 52% pracowników, zdaniem ostatnich badań Randstad, obawia się o stabilność zatrudnienia. Jak w tej sytuacji pomóc pracownikom i kiedy warto przyjrzeć się członkom swojego zespołu?

Kiedy warto się przyjrzeć – powody kryzysu w zespołach

Powodów kryzysu może być tyle, ile pracowników i nie ma uniwersalnych wzorców. Badacze efektywności w miejscu pracy wskazują na źródła kryzysu w zespole w:

  • problemach z komunikacją, szczególnie prowadzących do przewlekłych konfliktów
  • niepewności co do celu, zadań, zakresu obowiązków czy własnej roli w zespole
  • braku zasobów (ludzkich, narzędziowych, przewlekłych procesów ale również chronicznego braku czasu)
  • zbyt dużej zmienności biznesowej uniemożliwiającej efektywne działanie i powodujących frustrację
  • przeciążeniu pracą
  • braku poczucia sensu pracy 

Podobne powody można by wymieniać dłużej…

Wszystkie te sytuacje łączy obecność 3 czynników, które tworzą szczególnie dużo potencjalnych “punktów zapalnych” w konwersacji (więcej o tym można dowiedzieć się na naszych szkoleniach):

  1. Rozbieżne interesy – na przykład przy rozstawaniu się z pracownikiem czy podwyżce, której jako lider nie możemy dać
  2. Różnica opinii – na przykład gdy komunikujemy pracownikowi trudną decyzję (np rezygnację z projektu, redukcję stanowiska, zaciskanie pasa na trudne czasy) i nie możemy jej dostatecznie uzasadnić
  3. Wysokie emocje – na przykład w personalnych konfliktach, ale również w sytuacji niepewności (gdy obawiamy się zwolnień w naszym sektorze lub obawiamy o kondycję finansową organizacji)

Wystarczy jedna źle rozwiązana rozmowa, byśmy mieli na rękach przewlekły kryzys. Oczywiście lepiej zapobiegać niż leczyć – o tym, jak lider może budować kryzysoodporne zespoły pisaliśmy tutaj (tu link do artykułu numer 7). Możemy też zapobiegać lepiej prowadząc trudne rozmowy:

Jak lepiej komunikować się w trudnych sytuacjach?

By pomóc sobie i zespołowi i mieć na stole mniej kryzysowych sytuacji, warto dobrze zarządzać komunikacją na starcie. Załóżmy, że mamy do przekazania pracownikowi trudny feedback i musimy skończyć go ultimatum – jeśli nie zobaczymy poprawy, nie będzie dla niego miejsca w naszym zespole. Jak dobrze przeprowadzić taką rozmowę? pomoże nam w tym technika STATE***:

  1. Share your facts: w pierwszym kroku zbieramy na stole wszystkie fakty (jeszcze bez opinii i ocen). Ile razy pracownik był nieobecny bez uprzedzenia? Jaki % zadań wykonał o czasie? Czy są na niego skargi w zespole? Trzymamy się tu obiektywnych danych, takich, jakie zarejestrowałaby ukryta kamera. Na tym etapie pytamy pracownika o jego stronę faktów, ale unikamy jeszcze wytłumaczeń
  2. Tell your story: dzielimy się swoją interpretacją wydarzeń – ale uważnie, bo możemy nie mieć pełnej wiedzy. Nie chodzi tu o oskarżanie drugiej strony; nie mówimy “jesteś leniem” ale raczej “wygląda mi na to, że masz małą motywację do pracy”.
  3. Ask for other stories: tu pytamy pracownika o jego interpretację i potencjalne fakty, jakie przeoczyliśmy. Staramy się uważnie wysłuchać pracownika, tak samo jak on uważnie wysłuchał nas. Wymieniamy się interpretacjami aż będziemy mieli wszystkie fakty i interpretacje.
  4. Talk Tentatively: tu przechodzimy do proponowanych rozwiązań – uwaga, dopiero po wysłuchaniu obu stron! Rzucamy propozycję i pozostajemy w otwartości na perspektywę pracownika. Może nasz plan naprawczy jest nierealistyczny i pracownik ma lepszy pomysł? Może potrzebuje szkolenia lub wsparcia mentorskiego? Podejdźmy do tego etapu jak do brainstormu i na koniec porównajmy i wybierzmy z pracownikiem rozwiązanie.
  5. Encourage solutions: ważne, by wyjść z takiej rozmowy z konkretnym planem – nie odkładajmy znajdowania rozwiązań, bo zrobiło się zbyt trudno!

Jeśli powyższe brzmi trudno, zapraszamy na szkolenia z asertywnej komunikacji gdzie pod okiem praktyków można przećwiczyć wszystko w bezpiecznych warunkach.

Jak wspierać pracownika w kryzysie?

Co jednak, gdy podejrzewamy, że już “mleko się rozlało” i mamy do czynienia z kryzysem w zespole? Gdy widzimy jeden z powyższych 3 czynników (różnice interesów, opinii i wysokie emocje), warto postępować ze szczególną ostrożnością. Warto wykorzystać spotkania 1:1 by po pewnym czasie (gdy emocje opadną), wrócić do pracownika i dać mu wsparcie, by sprawniej poradził sobie z sytuacją. Jak zrobić to efektywnie?

  1. Zadeklaruj chęć pomocy i bądź obecny – w nawale biznesowych obowiązków często ludzie i ich problemy są obszarami, w których szukamy oszczędności czasu. To niestety nie będzie nas wspierać w sytuacjach kryzysowych. Dlatego warto zmienić schemat i dać pracownikowi to co najcenniejsze – nasz czas i uwagę. Warto regularnie pytać, jak się pracownik ma, zachęcać go do dzielenia się feedbackiem i opiniami, nawet jeśli są one trudne.
  2. Wysłuchaj i nie oceniaj – jeśli pracownik zdecyduje się z nami rozmawiać o trudnej, kryzysowej sytuacji, warto zawiesić swoją ocenę “na kołku” i wysłuchać bez podawania swojej własnej narracji. W ten sposób dowiemy się więcej i mamy lepszą szansę na odbudowę zaufania. 
  3. Pomóż nazwać sytuację – gdy znamy już wszystkie fakty, możemy pomóc pracownikowi zmienić perspektywę i spojrzeć na dane wyzwanie z innej strony. Warto sięgnąć po pytania otwarte (uczymy stawiania dobrych pytań tutaj) i mentorską perspektywę. Co ważne, nie zaczynamy od tego kroku – zanim ruszamy przypisać pracownikowi receptę, musimy najpierw poświęcić czas na dobrą diagnozę, czyli krok 1 i 2.
  4. Dowartościuj pracownika – przez kryzys ciężko przechodzi się samemu. Warto dać pracownikowi wsparcie, podkreślić (tylko szczerze!) jego mocne strony i zadeklarować pomoc.
  5. Pomóż znaleźć rozwiązanie – to dopiero ostatni krok, a często od niego zaczynamy. Na rozwiązania w kryzysie musimy zasłużyć – odrobić dobrze “pracę domową” i zbudować pomost zaufania między nami i pracownikiem.

Jeśli te kroki wyglądają obco lub trudno serdecznie zapraszamy na szkolenie poświecone właśnie wspieraniu pracowników w kryzysach (biznesowych i nie tylko) 

Dobra wiadomość jest taka, że każdy pomyślnie zażegnany kryzys buduje odporniejsze zespoły i tworzy atmosferę zaufania, która pomaga w osiąganiu lepszych wyników!

*https://www.kornferry.com/insights/this-week-in-leadership/leadership-burnout

**https://workforceinstitute.org/ 

*** Źródło (sparafrazowane) Kelly Peterson “Crucial Conversations”

Zapraszamy do kontaktu

Warszawa
Gdańsk
Poznań