zarządzanie Efektywne prowadzenie spotkań: kluczowe umiejętności facylitacji dla menedżerów

Według badań spędzamy na spotkaniach prawie 15 godzin tygodniowo, to ponad 1/3 naszego regulaminowego czasu pracy. Jednocześnie mniej niż 1/3 z nich jest oceniana jako efektywna – to oznacza, że większość z nas „traci” 10h tygodniowo, albo, co bardziej prawdopodobne, nadrabia ten czas pracą po godzinach. Oprócz wielu oczywistych rad, takich jak:

  • Każde spotkanie musi mieć agendę
  • Warto dbać o przygotowanie uczestników do spotkania
  • Należy rozliczać się z dalszych kroków i ustaleń poczynionych na spotkaniu

Chcemy dziś przedstawić Państwu mniej oczywistą: warto, by każde istotne spotkanie miało swojego FACYLITATORA. Więcej o samej facylitacji i jej roli w biznesie znajdziecie państwo tutaj.

Kto może być facylitatorem?

W tej roli często zatrudnia się ekspertów z zewnątrz, ale to nie jest praktyczne rozwiązanie, jeśli chcemy podnieść jakość wszystkich zespołowych spotkań. Dlatego warto by lider, project manager, scrum master czy inna osoba przewodząca grupie przeszkolili się z umiejętności facylitacji.

Dobry facylitator na potrzeby spotkania odkłada swoje ego i interesy na bok i skupia się na prowadzeniu spotkania w ten sposób, by jak najlepiej służył grupie i wspólnemu celowi. Facylitator w trakcie spotkania jest trochę z boku – nie angażuje się w dyskusje, nie forsuje rozwiązań – tylko pomaga innym. Facylitator nie pracuje za grupę, ale umożliwia im sprawne podzielenie się informacjami, rozpoznanie problemu i podjęcie dobrej decyzji. Pomaga przejść przez cały proces decyzyjny, dbając o odpowiednią strukturę, dynamikę i komunikację. Tego wszystkiego można się nauczyć.

Dlaczego dobry lider powinien być też facylitatorem? 

Dlaczego warto podszkolić swoje umiejętności facylitacji? Dobrze facylitowane spotkanie to:

Większe zaangażowanie uczestników  

Facylitator dba o równy podział uwagi, angażuje wszystkie osoby i nie pozwala, by ktoś w międzyczasie „był na mailach”.

Lepsze decyzje 

Facylitacja pozwala na głębszą analizę problemów i docieranie do rozwiązań, które satysfakcjonują cały zebrany zespół.

Unikanie myślenia grupowego

Facylitator to „szczepionka” przeciw wielu mechanizmom, które utrudniają obiektywne myślenie. W trakcie spotkań bez facylitatora mamy często do czynienia z presją grupy, efektem HIPO (gdzie grupa grawituje do opinii najwyższego rangą członka) czy niechęcią by wnieść pomysł lub zastrzeżenie, które „idzie pod prąd” grupowego konsensusu. Facylitator dba o obiektywność i równy dostęp do głosu każdego uczestnika. 

Efektywne wykorzystanie czasu

Facylitator zarządza głosem, dba o zwięzłość wypowiedzi i zna techniki, które przyspieszają wydobywanie informacji i podejmowanie decyzji. Dzięki temu spotkań jest mniej i są mniej czasochłonne.

Jakie umiejętności musi posiadać facylitator?

Dobry facylitator dba o swój warsztat i posiada w arsenale następujące kompetencje:

Ustalanie i pilnowanie zasad 

Facylitator musi umieć dobrać odpowiednie zasady pracy, dopilnować, by grupa wyraziła na nie zgodę i skutecznie zachęcać do ich stosowania w trakcie spotkania

Panowanie nad grupą i procesem grupowym

Dobry facylitator umie moderować dyskusję, zna pułapki myślenia grupowego i umie im zapobiegać i potrafi angażować wszystkich uczestników

Znajomość i umiejętny dobór narzędzi 

Facylitator ma swój szeroki narzędziownik i potrafi dobrać odpowiedni model i metodę pracy do wyzwania stojącego przed grupą

Dyscyplina 

Facylitator potrafi kontrolować czas spotkania, pilnuje skupienia na właściwych celach i ustalonej agendzie, potrafi zadbać o odpowiednią logistykę i dostarcza niezbędnych informacji przed spotkaniem by było ono jak najbardziej efektywne

Umiejętności komunikacyjne 

Dobry facylitator potrafi stosować bogaty zasób technik komunikacyjnych (np. parafraza czy metafora) i wizualnych (jak techniki brainstormu, praca z akcesoriami etc.) by uatrakcyjnić spotkanie i podnieść jego efektywność

Dobra wiadomość jest taka, że powyższe kompetencje można wzmocnić dzięki odpowiednio dobranym programom rozwojowym.

Warto przygotować liderów, by nauczyli się  facylitacji. Dzięki temu:

  • Unikną wielu nieefektywnych spotkań
  • Zmniejszą frustrację swoją i zespołu
  • Zwiększą zaangażowanie w zespole, który będzie efektywnie włączony w procesy decyzyjne
  • Poznają ukryte zagrożenia i wszystkie dane, by podjąć lepsze decyzje
  • Poprawią swoje relacje z zespołem i między członkami zespołu

Warto zaznaczyć, że jeśli lider zdecyduje się kształcić w tym kierunku, te same umiejętności będą przydatne również w innych okolicznościach. Dobry facylitator ma większe szanse, by świetnie wypaść przed zarządem, rozwiązać konflikt w zespole czy skutecznie doprowadzić projekt do końca.

Zapraszamy do kontaktu

Warszawa
Gdańsk
Poznań
Kraków
Wrocław
Łódź
Szczecin
Katowice / cała Polska
online