Sztuczna inteligencja (AI) przestaje być futurystyczną wizją, a staje się realnym narzędziem, które rewolucjonizuje sposób, w jaki pracujemy. W dziale HR, często postrzeganym jako serce organizacji dbające o jej ludzki wymiar, AI otwiera drzwi do niespotykanej dotąd efektywności i innowacyjności. Nie chodzi już o pytanie „czy” AI zmieni HR, ale „jak” możemy wykorzystać jej potencjał, by usprawnić codzienne zadania i stać się motorem napędowym zmian w całej firmie. Jak podkreśla Mateusz Cisowski, ekspert AI i automatyzacji z AI Hero, technologia ta może stać się naszym sprzymierzeńcem, o ile podejdziemy do niej w sposób praktyczny i świadomy.
AI jako Twój osobisty asystent komunikacji
Jednym z najbardziej czasochłonnych aspektów pracy w HR jest komunikacja – zarówno wewnętrzna, jak i zewnętrzna. Odpowiadanie na maile, tworzenie podsumowań spotkań, redagowanie newsletterów firmowych – to zadania, które pochłaniają cenne godziny. Mateusz Cisowski zwraca uwagę na potencjał AI w tym obszarze.
“Narzędzia oparte na AI, takie jak chatboty (np. ChatGPT) czy zintegrowane funkcje w Microsoft Copilot czy Google Workspace, mogą drastycznie skrócić czas potrzebny na te czynności. Wyobraźmy sobie możliwość wygenerowania profesjonalnej odpowiedzi na maila na podstawie kilku kluczowych punktów, podsumowania długiego wątku korespondencji jednym kliknięciem, czy stworzenia szkicu komunikatu dla pracowników.”
Jak pokazuje doświadczenie, nawet proste zastosowanie AI do odpowiadania na maile (np. w języku angielskim, gdzie modele językowe były początkowo bardziej zaawansowane) może przynieść znaczące oszczędności czasu, przy jednoczesnym zachowaniu odpowiedniego stylu i tonu komunikacji. Kluczem jest traktowanie AI jako asystenta tworzącego szkice, które następnie weryfikujemy i personalizujemy.
Analiza i podsumowanie dokumentów w mgnieniu oka
Praca w HR to także przetwarzanie ogromnych ilości informacji zawartych w dokumentach: CV, ofertach, prezentacjach, regulaminach. AI oferuje potężne możliwości w zakresie analizy i syntezy tych danych.
Nowoczesne narzędzia AI potrafią:
- Przeanalizować wielostronicowe pliki PDF: Wystarczy wgrać dokument (np. ofertę szkoleniową) i zadać pytanie („Jakie są 3 kluczowe korzyści z udziału w tym warsztacie?”), aby otrzymać zwięzłą odpowiedź opartą na treści.
- Podsumować zawartość stron internetowych: Zamiast czytać długie artykuły czy opisy, możemy wkleić link i poprosić AI o wyciągnięcie najważniejszych informacji (np. misji firmy opisanej na jej stronie).
- Streszczać materiały wideo: Nawet długie webinary czy nagrania ze szkoleń mogą zostać automatycznie podsumowane, co pozwala szybko zorientować się w ich treści lub wyłapać kluczowe punkty.
To nie tylko oszczędność czasu, ale także możliwość szybszego dotarcia do sedna sprawy i podejmowania bardziej świadomych decyzji.
AI jako partner w burzy mózgów i generowaniu pomysłów
Potrzebujesz inspiracji do nowego projektu onboardingowego? Szukasz pomysłów na angażujące wydarzenie firmowe? A może zastanawiasz się, jak ulepszyć opis stanowiska pracy? AI może pełnić rolę niezwykle efektywnego partnera do burzy mózgów.
„Trzeci element, który myślę, że będzie bardzo przydatny w codziennej pracy, jest traktowanie AI niejako takiego sparing partnera w burzy mózgów i szukaniu inspiracji.” – mówi Mateusz Cisowski.
Dzięki wytrenowaniu na ogromnych zbiorach danych, AI potrafi zaproponować szeroki wachlarz pomysłów, spojrzeć na problem z różnych perspektyw (np. wykorzystując metodologię „Sześciu Myślących Kapeluszy”), a nawet przygotować wstępne wersje treści (np. postów na social media), stosując dobre praktyki copywritingu. Oczywiście, nie wszystkie sugestie będą idealne, ale sam proces generowania i wstępnej selekcji pomysłów ulega znacznemu przyspieszeniu.
„Warto jest traktować pracę z AI jako wsparcie, czyli wygenerowanie pierwszych pomysłów. One oczywiście nie wszystkie będą trafione (…), ale nawet jeśli z otrzymanych propozycji (…) skorzystamy tylko z trzech, czterech, to i tak ta korzyść (…) będzie zauważalna.”
Specyficzne zastosowania AI w procesach HR
Poza uniwersalnymi zastosowaniami, AI oferuje narzędzia dedykowane konkretnym procesom HR:
- Tworzenie zadań rekrutacyjnych: AI może pomóc w szybkim generowaniu trafnych zadań sprawdzających kluczowe umiejętności kandydatów, wraz z kryteriami oceny i sugerowanymi pytaniami pogłębiającymi.
- Wsparcie systemów ATS (Applicant Tracking Systems): AI może automatycznie analizować CV pod kątem dopasowania do profilu stanowiska, identyfikować kluczowe kompetencje i doświadczenie, a także – przy odpowiednim wdrożeniu – pomagać w redukcji nieświadomych uprzedzeń w procesie selekcji (choć wymaga to uwagi, jak pokazał przykład Amazona z 2018 roku, gdzie AI niechcący powieliło istniejące wcześniej uprzedzenia).
- Wirtualny Onboarding Buddy: Możliwe jest stworzenie dedykowanego chatbota (np. w ramach płatnej wersji ChatGPT jako GPTs), który odpowie na najczęstsze pytania nowych pracowników dotyczące procedur firmowych, benefitów czy zasad pracy zdalnej, bazując na wgranych dokumentach firmowych. To odciąża zespół HR i „ludzkich” buddych, pozwalając im skupić się na bardziej złożonych aspektach wdrożenia.
HR jako lider zmian technologicznych
Wiele osób może czuć, że „wszyscy już korzystają z AI”, a ich firma została w tyle. Jednak badania i praktyka pokazują co innego.
„Żyjemy w pewnego rodzaju bańce, [że] wszyscy już korzystają z AI (…). Badania pokazują jasno, że o ile jest bardzo dużo szumu wokół tematu, to tak naprawdę niewiele osób realnie włączyło AI w swoją codzienną pracę.” – uspokaja Mateusz Cisowski.
To stwarza ogromną szansę dla działów HR. Zaczynając od wdrażania AI do własnych procesów, zdobywając praktyczne doświadczenie i pokazując wymierne korzyści (jak wspomniane w badaniu Harvard Business School: realizacja zadań szybsza o 25%, wzrost liczby wykonanych zadań o 12% i poprawa jakości wyników o 40%), HR może stać się naturalnym liderem i inspiratorem transformacji cyfrowej w całej organizacji. Dzieląc się wiedzą i pokazując uniwersalne zastosowania AI, HR może zachęcić inne działy do eksplorowania jej możliwości.
Jak zacząć przygodę z AI w HR?
Wejście w świat AI nie musi być skomplikowane ani wymagać zaangażowania działu IT. Mateusz Cisowski sugeruje proste kroki:
- Wybierz zadanie: Zacznij od jednego z trzech obszarów: wsparcie w komunikacji, podsumowywanie dokumentów lub burza mózgów.
- Wybierz narzędzie: Skorzystaj z łatwo dostępnych i często darmowych opcji, jak ChatGPT czy Perplexity. Jeśli firma oferuje dostęp do narzędzi typu Microsoft Copilot czy Gemini, warto z nich skorzystać. Nie pozwól, by wybór narzędzia stał się barierą.
- Eksperymentuj i ucz się: Zacznij używać AI w prostych zadaniach. Z czasem naturalnie odkryjesz nowe możliwości i nauczysz się formułować bardziej precyzyjne polecenia (prompt engineering).
- Pamiętaj o weryfikacji: Traktuj AI jako wsparcie, a nie zastępstwo.
„To nie jest 100% zastępstwo, tylko wsparcie. Zawsze weryfikujcie propozycje, które otrzymujecie, dlatego że to wy bierzecie odpowiedzialność za finalny rezultat.”
Sztuczna inteligencja oferuje działom HR potężne narzędzia do zwiększenia efektywności, usprawnienia komunikacji i odciążenia pracowników od powtarzalnych zadań. Co ważniejsze, daje szansę na skupienie się na tym, co w HR najcenniejsze – strategicznym myśleniu, budowaniu relacji i rozwijaniu potencjału ludzkiego w organizacji. Zaczynając od małych kroków i praktycznych zastosowań, HR może nie tylko zrewolucjonizować swoją pracę, ale także stać się katalizatorem pozytywnych zmian technologicznych w całej firmie. Czas zacząć eksperymentować!
Po więcej inspiracji zapraszamy na warsztaty i webinary. Zapytaj nas o ofertę ramową albo zaprojektujemy dedykowaną propozycję dla Twojej organizacji.
