Growth Summerzarządzanie Od eksperymentu do efektywności: Jak skutecznie wdrożyć AI na 5 poziomach w Twojej Firmie

Obietnica AI kontra rzeczywistość biznesowa

Sztuczna inteligencja (AI) nie jest już futurystycznym hasłem, lecz coraz bardziej obecną technologią, która obiecuje rewolucję w sposobie prowadzenia biznesu. Słyszymy o spektakularnych oszczędnościach czasu i kosztów, jak w przypadku firm, które dzięki AI i automatyzacji potrafią odzyskać setki godzin pracy miesięcznie. Mateusz Cisowski, ekspert AI i automatyzacji z AI Hero, dzieli się doświadczeniami z wdrażania tych technologii: „Wartość, którą wypracowaliśmy dla klienta (agencji marketingowej) to 500 godzin i 20 000 zł miesięcznie. Wypracowaliśmy go w maju 2023 roku i te oszczędności są niezmiennie generowane od tego czasu”.

Jednak dla wielu organizacji ta obietnica zderza się z codzienną rzeczywistością. Jak zauważa Mateusz, pojawia się pewien dysonans: „Z jednej strony widzę masę case studies i przykładów a z drugiej strony, jak rozmawiamy z firmami pojawia się wyzwanie jak przełożyć możliwości, które daje nam technologia, na potrzeby konkretnej firmy”. Firmy borykają się z przełożeniem potencjału AI na konkretne procesy, osiągają przeciętne rezultaty mimo prób z narzędziami takimi jak ChatGPT, Copilot czy Gemini, a na dodatek mają trudność ze zmierzeniem realnego wpływu i zwrotu z inwestycji w AI.

Jak więc przejść od pierwszych, często chaotycznych eksperymentów do systematycznego i efektywnego wykorzystania AI, które przynosi wymierne korzyści? Kluczem jest świadome przejście przez kolejne etapy wdrożenia, pamiętając, że największe bariery na początku tej drogi wcale nie są technologiczne.

Poziom 1: Fundamenty – otwarta komunikacja i realistyczne oczekiwania

Pierwszym i absolutnie kluczowym krokiem, często niedocenianym przy wdrażaniu technologii, jest transparentna i dobrze zaplanowana komunikacja. Jak podkreśla Mateusz Cisowski, dotyczy to każdej zmiany w organizacji, a technologia tutaj nie jest żadnym wyjątkiem.

• Zaangażowanie Liderów: Proces należy zacząć od menedżerów i liderów zespołów. „Jeżeli menedżer nie będzie przekonany do tej zmiany, nie będzie znał możliwości i też nie będzie w stanie zaadresować różnego rodzaju pytań swojego zespołu, to bardzo ciężko jest mówić o tym, że w naszej firmie nastąpi jakaś realna zmiana”. Liderzy muszą nie tylko zrozumieć potencjał AI, ale także być świadomi jej ograniczeń i potencjalnych ryzyk. Ważne jest, by rozwiać ich ewentualne obawy wynikające z przeszłych, negatywnych doświadczeń z projektami IT (opóźnienia, przekroczenie budżetu, niedostarczenie obiecanej wartości) i ustawić realistyczne oczekiwania.
• Komunikacja z pracownikami: Dopiero po zapewnieniu wsparcia liderów można skutecznie komunikować się z pracownikami. Kluczowe jest odniesienie się do ich obaw, zwłaszcza tych niewypowiedzianych wprost. „Liderzy mogą komunikować, że będziemy pracowali znacznie szybciej, tylko że to, co słyszą pracownicy, to jest komunikat: okej, to jeśli nasza praca przyspieszy dwukrotnie, to znaczy, że połowa z nas straci pracę” – zwraca uwagę Mateusz. Należy jasno komunikować cel wdrożenia AI – najczęściej jest to usprawnienie pracy i odciążenie od rutynowych zadań, a nie redukcja zatrudnienia – i pokazać konkretne korzyści dla samych pracowników.

Poziom 2: Pierwsze kroki – stopniowe wdrażanie i szybkie zwycięstwa

Mając solidne podstawy komunikacyjne, można przejść do działania, ale z rozwagą. Choć warto mieć długoterminową wizję wykorzystania AI, kluczowe jest stopniowe wprowadzanie zmian.

• Zaczynaj od małych kroków: Zamiast rzucać się na głęboką wodę i próbować od razu zautomatyzować cały złożony proces, lepiej wybrać niewielki, ale istotny fragment. Przykładem może być optymalizacja tylko kilku kroków w procesie recyklingu treści marketingowych (rozbudowa, wprowadzenie, dodanie źródeł), zamiast próby automatyzacji całości od razu.
• Szybki zwrot z inwestycji (ROI): Takie podejście pozwala na znacznie szybsze osiągnięcie pierwszych, widocznych rezultatów. Pracownicy widzą realną korzyść, co buduje ich motywację i zaufanie do technologii. Szybkie zwycięstwa dają też przestrzeń i czas na naukę bardziej zaawansowanych zastosowań.
• Iteracyjność: Wdrożenie AI to proces ciągły. Po udanym wdrożeniu w jednym małym obszarze, można przejść do kolejnego, stopniowo rozszerzając zakres wykorzystania AI.

Poziom 3: Budowanie kompetencji – angażowanie pracowników i rozwiązywanie Realnych problemów

Technologia jest tylko narzędziem – aby przyniosła efekty, ludzie muszą chcieć i umieć z niej korzystać. Dlatego kluczowe jest zaangażowanie pracowników od samego początku procesu wyboru i wdrażania rozwiązań.

• Podejście „done with you”: Zamiast narzucać rozwiązania z góry, warto pracować razem z pracownikami. „Rozwiązujemy problemy pracowników właśnie angażując ich w proces i niejako bardziej wspomagając niż wykonując rzeczy zupełnie za nich” – opisuje Mateusz. Warsztaty, szczególnie podzielone na krótsze sesje z przerwą na praktykę, pozwalają nie tylko przekazać wiedzę, ale też zebrać feedback, odpowiedzieć na pytania i wspólnie pokonać pierwsze trudności.
• Rozwiązywanie realnych bolączek: Największą motywację do nauki i korzystania z nowych narzędzi daje rozwiązywanie problemów, które są dla pracowników najbardziej uciążliwe. Mateusz sugeruje znaleźć „sweet spot” – zadania, które nie tylko pochłaniają dużo czasu, ale są też “najbardziej niechciane przez naszych pracowników”. „Jeżeli nagrodą jest to, że już za chwilę nie będę musiał realizować tych zadań, których naprawdę nie lubię robić to dużo łatwiej jest mi przejść przez ten początkowy okres nauki” – wyjaśnia. Warto pytać pracowników, co ich frustruje, co spowalnia, jakie zadania uważają za powtarzalne i mało wartościowe.
• Przestrzeń na eksperymenty (i błędy): Nauka nowych technologii wymaga eksperymentowania. Naturalną częścią tego procesu jest eksperymentowanie i oczywiście nie wszystkie eksperymenty będą udane. Ważne jest stworzenie kultury, w której pracownicy czują się bezpiecznie, testując możliwości AI, pod warunkiem przestrzegania zasad bezpieczeństwa danych. Jasne wytyczne dotyczące tego, jakich danych można używać i do jakich celów, są tu niezbędne.

Poziom 4: Systematyzacja – wsparcie, struktura i unikanie Pułapek

Jednorazowy warsztat czy udostępnienie narzędzi to za mało, by zapewnić trwałą zmianę. Skuteczne wdrożenie AI wymaga systemowego podejścia i ciągłego wsparcia.

• Unikanie podejścia „rzucania piłki”: Samo udostępnienie licencji na Copilota czy Gemini bez odpowiedniego szkolenia, wsparcia i wytycznych prowadzi do frustracji, niskiej efektywności i potencjalnych ryzyk (np. wycieku danych).
• Potrzeba ciągłego wsparcia: Pracownicy napotykają na problemy, mają pytania, potrzebują inspiracji. Niezbędne jest zapewnienie im stałego dostępu do wiedzy i pomocy – czy to poprzez wewnętrznych ekspertów, dedykowane kanały komunikacji, czy zewnętrzne wsparcie.
• Zmiana nawyków wymaga czasu: Nawet proste narzędzia AI wymagają zmiany przyzwyczajeń budowanych latami. Wdrożenie AI to maraton, nie sprint. Należy też pamiętać, że początkowo efektywność może nawet spaść, zanim pracownicy nabiorą biegłości w nowych narzędziach – warto o tym otwarcie mówić.

Poziom 5: Skalowanie i innowacja – ambasadorzy zmian i ciągły rozwój

Gdy AI staje się częścią codziennej pracy, pojawia się potencjał do dalszego rozwoju i innowacji. Kluczową rolę odgrywają tu wewnętrzni entuzjaści technologii.

• Identyfikacja i wspieranie ambasadorów: W każdej organizacji są osoby, które naturalnie interesują się nowymi technologiami i chętnie eksperymentują. Te osoby, często nazywane „early adopters”, mogą być nieocenionym źródłem inspiracji dla innych, testować nowe zastosowania i pomagać w pokonywaniu barier.
• Zapewnienie dodatkowego wsparcia dla Liderów Zmian: Ambasadorom warto zapewnić dodatkowe możliwości rozwoju i wsparcia, np. dostęp do bardziej zaawansowanych szkoleń czy indywidualnych konsultacji. Oni będą naturalnie przesuwali granice, do czego jeszcze warto wykorzystać sztuczną inteligencję.
• Adaptacja do rozwoju technologii: Świat AI zmienia się błyskawicznie. „Sam rozwój technologii pozwala nam na wykonywanie coraz to trudniejszych zadań” – zauważa ekspert. Organizacje, które systematycznie rozwijają swoje kompetencje AI, będą w stanie wykorzystywać nowe możliwości, które jeszcze niedawno były niedostępne lub nieefektywne.

Podróż warta podjęcia

Skuteczne wdrożenie sztucznej inteligencji to nie jednorazowy projekt technologiczny, ale strategiczna podróż, która wymaga świadomego zarządzania zmianą, silnego zaangażowania ludzi i systematycznego podejścia. Przechodząc przez kolejne etapy – od budowania fundamentów komunikacyjnych, przez stopniowe wdrażanie i angażowanie pracowników, aż po systematyzację i wspieranie innowacji – firmy mogą przekształcić potencjał AI w realne korzyści biznesowe i zbudować bardziej efektywną, odporną i przyszłościową organizację. Kluczem jest pamiętanie, że technologia jest narzędziem, a prawdziwa transformacja zaczyna się od ludzi.

Po więcej inspiracji zapraszamy na warsztaty i webinary. Zapytaj nas o ofertę ramową albo zaprojektujemy dedykowaną propozycję dla Twojej organizacji.