Każdy, kto choć raz odpowiadał za przeprowadzenie rekrutacji w firmie wie jak długi, żmudny i kosztowny bywa to proces. Jeśli jest on najprostszy i sprowadza się tylko do selekcji nadesłanych aplikacji oraz przeprowadzenia spotkań weryfikacyjnych z wybranymi kandydatami, powinien zająć najmniej czasu i być najtańszy. Jednak obecne realia na rynku pokazują, że podaż kandydatów jest tak duża, że nawet najprostszy proces bywa bardzo czasochłonny. Niewątpliwie generuje tym samym duże koszty. Obecnie wiele firm zatrudnia w tym celu specjalistów, którzy w całości odpowiadają za zatrudnienie nowych pracowników począwszy od ich pozyskania, na wdrożeniu do pracy skończywszy. To, jak firma ma ustawiony proces rekrutacji zależy w dużej mierze od jej polityki, przyjętych praktyk ale również wymagań dotyczących samego stanowiska. Przy niektórych wystarczy opublikować ogłoszenie, poczekać na nadesłanie zgłoszeń i odbyć rozmowy z wybranymi osobami. Jednak niejednokrotnie w procesy te włączane są osoby bardziej wyspecjalizowane w danym obszarze, do którego prowadzona jest rekrutacja lub menedżerowie, którzy później będą pracować z przyszłym pracownikiem. Sam proces również bywa zmienny i dopasowany do stanowiska. Przy stanowiskach bardzo specjalistycznych często stosowane są testy czy zadania do wykonania (ostatnio bardzo często w wersji online), ale zdarza się spotkać również z formą zbiorowej rekrutacji (typu Assessment Center lub dni próbnych). Kandydatów na stanowisko jest wielu a specjaliści ds rekrutacji poza przeprowadzeniem samych rozmów odbywają szereg innych czynności, których “gołym okiem” nie widać. Jest to przekazywanie informacji zwrotnej kandydatom, przeprowadzanie badań satysfakcji z ukończonego procesu rekrutacji czy choćby zbieranie danych i raportowanie ich do zarządu na potrzeby dokonania oceny kosztu całego procesu i zatrudnienia.
Przy wielu procesach jednocześnie bardzo często pracodawcy korzystają ze wsparcia firm zewnętrznych, które specjalizują się w pozyskaniu odpowiednich kompetencji oraz zrekrutowaniu ich. Taka sytuacja ma również miejsce przy stanowiskach wyższego szczebla, lub mocno specjalistycznych oraz kiedy zwyczajnie w firmie nie ma odpowiednich zasobów, aby rekrutacją się zająć. Jak wiadomo procesy rekrutacyjne nie są łatwe i trzeba z wielką precyzją i rzetelnością do nich podejść, aby znaleźć właściwego pracownika odpowiednio dobranego do organizacji, niejednokrotnie nie tylko pod względem kompetencji. Często liczy się również potencjał jaki kandydat przejawia oraz dobre dopasowanie do kultury organizacyjnej. Z drugiej strony, należy brać również pod uwagę oczekiwania przyszłego pracownika i możliwości firmy względem ich spełnienia w przyszłości. Na pomoc przychodzi outsourcing rekrutacyjny, który jest coraz bardziej popularny w biznesie i przynosi coraz więcej korzyści przedsiębiorstwom.
Outsourcing procesów rekrutacji – co to takiego
Jego celem jest zwiększenie efektywności, jakości i konkurencyjności firmy, poprzez skupienie się na jej kluczowych kompetencjach i redukcji kosztów operacyjnych.
Outsourcing to strategia zarządzania, która polega na przekazywaniu zadań, funkcji, projektów lub procesów do realizacji przez zewnętrzne podmioty, specjalizujące się w danej dziedzinie. W obszarze rekrutacji to zlecenie zewnętrznej firmie, którą jest zazwyczaj wyspecjalizowana agencja rekrutacyjna, zadań związanych z realizacją wszystkich lub części procesów rekrutacyjnych firmy.
Trendy wpływające na rozwój outsourcingu rekrutacji
- Zmiany na rynku pracy
Rynek pracy uległ dużej zmianie na przestrzeni kilku ostatnich lat, wzrosła popularność pracy projektowej czy zdalnej. Coraz więcej pracodawców przychylnie podchodzi do elastycznej formy zatrudnienia a to sprawia, że tradycyjne modele zatrudnienia stają się mniej atrakcyjne.
Outsourcing rekrutacji jest bardziej dostosowany do tych zmian i realiów dzisiejszego świata.
- Globalizacja i wzrost rynku outsourcingowego
Aż 80% firm na świecie korzysta z outsourcingu, co pokazuje jego ogromną popularność i potencjał. Nie tylko chodzi o zlecanie usług rekrutacyjnych, ale również zatrudnianie całych zespołów na zewnątrz czy świadczenia innego rodzaju usług jak np. prowadzenie księgowości czy doradztwo prawne.
- Potrzeba elastyczność i skalowalności w biznesie bez nadmiernego ryzyka (świat VUCA)
Obecne czasy są bardzo złożone, zmienne i niepewne. Wymagają od nas coraz częściej dokonywania obserwacji, wyciągania wniosków i szybkiej reakcji. Sprawia to, że musimy być coraz bardziej elastyczni i szukać nowych możliwości.
Firmy coraz częściej poszukują takich rozwiązań, które pozwalają na szybkie dostosowanie się do zmieniających się potrzeb. Outsourcing rekrutacji umożliwia skalowanie zasobów w zależności od bieżącego zapotrzebowania na pracowników.
Rodzaje usług outsourcingowych – z jakich możliwości możesz skorzystać
- Kompleksowy proces rekrutacji
Korzystając ze wsparcia Growth Advisors przy procesie rekrutacji, firma może skorzystać z kilku opcji w zależności od potrzeby i budżetu. Może zlecić cały proces od momentu pozyskania kandydata do momentu przesłania jego rekomendacji. Zazwyczaj to do firmy zewnętrznej należy decyzja z jakich źródeł pozyskania kandydatów będzie korzystać, czy wesprze się ogłoszeniem czy od razu będzie działać na własnych narzędziach i kanałach. Wszystko odbywa się w porozumieniu z klientem. Następnie cały proces weryfikacji i spotkań z kandydatami jest po stronie Growth Advisors. Konsultanci odbywają wiele spotkań i przeprowadzają mnóstwo rozmów, aby wyłonić kilku najbardziej dopasowanych kandydatów. Niejednokrotnie badając kompetencje wykorzystują różnorakie narzędzia w zależności od skomplikowania stanowiska i oczekiwań klienta. Cały proces trwa dłużej bo chociażby same rozmowy to nie raz ponad godzinne spotkanie z jedną osobą, czasami spotkań jest więcej. Konsultanci sprawdzają też często referencje czy analizują certyfikaty potwierdzające umiejętności i nabyte kompetencje kandydatów, następnie przygotowują raporty ze szczegółowym opisem profili. W takich procesach są bardzo spójnym łącznikiem pomiędzy kandydatem a klientem niejednokrotnie koordynując proces spotkań końcowych jak i składanie ofert czy podpisywanie dokumentów potrzebnych do finalizacji zatrudnienia. Bywa również, że pośredniczą w negocjacjach warunków zatrudnienia. Są praktycznie na każdym etapie procesu i w ścisłym porozumieniu z klientem, co oczywiście wymaga sprawnego przepływu informacji pomiędzy stronami i dość płynnej dostępności z czym nie zawsze jest łatwo. Klienci mają inne swoje zadania często nie mogąc być w pełni dostępni dla konsultantów a tu czas odgrywa kluczową rolę. Kandydat nie może zbyt długo czekać na informacje zwrotne, bo zazwyczaj bierze udział w innych rozmowach rekrutacyjnych lub w jego oczach zbyt długo rozciągający się proces rekrutacji nie wypada korzystnie. Dlatego też jest to niejednokrotnie problemem, aby być w stałym kontakcie ze sobą i koordynować sprawny przepływ danych pomiędzy stronami. Niemniej to właśnie Growth Advisors przejmuje na siebie ogrom zadań związanych z rekrutacją tym samym ograniczając zaangażowanie w proces samego klienta. Przekazanie informacji o firmie i projekcie, zbadanie kompetencji i doświadczenia kandydata, pozyskanie informacji o wcześniejszych zatrudnieniach czy opiniach na jego temat bardzo odciąża klienta względem zaangażowania i czasu. Jest to często najlepsze rozwiązanie dla firm z dużymi potrzebami rekrutacyjnymi, które chcą kompleksowego zarządzania procesami rekrutacyjnymi. Ale czasami klient potrzebuje tylko częściowego wsparcia, wtedy najlepszym rozwiązaniem jest skorzystanie z modelu godzinowego.
- Model godzinowy
Klient opublikował wcześniej ogłoszenie na które odpowiedziała setka kandydatów. Z większością z tych osób chciałby się spotkać i porozmawiać, ale nie ma na to czasu. Dodatkowo nie dysponuje budżetem na zlecenie całego procesu rekrutacji na zewnątrz, dlatego może zlecić tylko wycinek, pojedyncze czynności, które wykona rekruter Growth Advisors. Może on robić selekcję nadesłanych aplikacji, przeprowadzać wstępne wywiady telefoniczne z kandydatami i pozyskiwać kluczowe informacje dla klienta. Na tej podstawie przygotuje listę osób, która będzie dalej procesowana przez samego klienta. Często klient ma już ustawiony swój proces rekrutacji, którego nie może lub nie chce zmienić – ze względu na wewnętrzne procedury lub globalną politykę firmy. Konsultant zewnętrzny może go szybko wesprzeć w czynnościach, które są powtarzalne ale i czasochłonne a nie wymagają wdrażania go w skomplikowaną rekrutacje po stronie klienta. Czasem jest zupełnie odwrotnie, proces rekrutacji ma być bardzo szybki, bo kompetencje, które klient chce pozyskać są łatwe do zweryfikowania, ale kandydatów jest wielu i zatrudnić chcemy więcej niż jedną osobę. Tu, jak i w poprzednim modelu niezbędna jest wymiana informacji pomiędzy klientem a konsultantem, ale sprowadzać się ona będzie tylko do pewnej części, dzięki czemu klient nie musi wtajemniczać konsultanta w całość procesu i oszczędza na czasie. W modelu godzinowym możemy umówić się z klientem nie tylko na tak zwany screening kandydatów, ale także na pozyskanie ich z rynku. Możemy określić liczbę osób, jaką docelowo chcemy pozyskać lub umówić się na konkretną ilość godzin w jakiej mamy wykonać swoje zadanie. Będzie to bardziej przejrzyste dla klienta w kwestii kosztowej i przy ograniczonym budżecie.
- RPO – Recruitment Process Outsourcing
Ten model różni się od kompleksowego zlecenia rekrutacji tym, że konsultant zewnętrzny jest niejako w strukturach firmy klienta. Rekruter Growth Advisors działa tak, jakby był zatrudniony przez klienta i prowadzi cały proces rekrutacyjny. Organizuje i bierze udział w spotkaniach z klientem oraz doradza w podejmowaniu decyzji.
Główne różnice pomiędzy modelami
- optymalizacja kosztów
W modelu godzinowym klient określa z góry jakim budżetem dysponuje i w ramach tego kosztu zleca ilość godzin. W sytuacji zlecenia całego projektu koszt może ulec zmianie w zależności od finalnej oferty dla kandydata, gdyż często koszt firmy doradczej jest od tego uzależniony.
Dodatkowo coraz częściej firmy zewnętrzne odchodzą już od tak zwanego success fee, gdzie płatność odbywała się wyłącznie po zakończonym procesie, coraz bardziej praktykowane są opłaty przedwstępne potrzebne chociażby na wykupienie ogłoszenia czy narzędzia służącego pozyskaniu kandydata, lub zwyczajnie wynagrodzeniu konsultanta, który poświęca swój czas na poszukiwania. Nie tak rzadko spotykamy również cancelation fee – czyli opłatę, którą klient ponosi w sytuacji kiedy z jakiegoś powodu wstrzymuje proces rekrutacji i nie zamierza go kontynuować. Prace naszego konsultanta zostały rozpoczęte, niejednokrotnie jest on już na zaawansowanym etapie rozmów z kandydatami a klient decyduje się z jakiegoś powodu rezygnować z zatrudnienia. Taką opłatą wynagradzamy czas i wysiłek osób, które już część procesu rekrutacji wykonały.
W przypadku rozliczenia godzinowego nie ingerujemy w to jak on się zakończy a jedynie zamawiamy konkretną ilość godzin w ramach których umawiamy się na konkretne zadania. To pozwala na lepszą kontrolę nad budżetem i uniknięcie niepotrzebnych, nieprzewidzianych wydatków.
- przejrzystość
Klient w modelu godzinowym może przerwać proces w dowolnym momencie bez podania przyczyny, bądź kontynuować go z udziałem innej firmy. Tu jasno umawiamy się na konkretne czynności i z nich się rozliczamy. Konsultant nie musi dokańczać procesu jeśli się na to nie umówił z klientem. Oczywiście wszystko zależy od oczekiwań i potrzeb, bo w takim modelu można rozpocząć i skończyć cały proces rekrutacyjny, jest to jednak bardziej przejrzyste, bo każda czynność czy godzina powinna zostać skrupulatnie zaraportowana.
Czasem to właśnie zarząd firmy potrzebuje jasnych i konkretnych danych za co ma zapłacić takiej firmie i wybiera ten model, bo jest on zwyczajnie bardziej transparentny.
- większe zaangażowanie klienta
W sytuacji, kiedy klient rozlicza się z nami za godziny obarczony jest większym zaangażowanie w proces, ale często to bardzo dobre rozwiązanie. Jeśli tego wymaga rekrutacja to lepiej, jeśli to sam klient odbywa spotkania i przekazuje informacje o firmie i ofercie, bo zwyczajnie czasami nie może wszystkich informacji zdradzić firmie doradczej, gdyż są one poufne. Tym samym ma większy wpływ na przebieg procesu i odbywa go zgodnie z przyjętymi w firmie standardami.
- szybkość procesu
Już wcześniej pisaliśmy o tym, że model godzinowy pozwala na szybsze tempo. Konsultant nie jest tak zaabsorbowany procesem klienta i szybciej może wykonać pojedyncze czynności. Często są też one prostsze i odbywają się dwutorowo. W tym samym czasie konsultant robi screening kandydatów a klient może już odbywać pierwsze spotkania. Zwykle rekrutacja kończy się szybciej.
- prostota stanowiska
Nie dla wszystkich jednak stanowisk przewidziane jest rozliczanie godzinowe. Jeśli stanowisko jest skomplikowane bądź bardzo wymagające ten model może służyć jedynie selekcji lub wykonaniu czynności administracyjnych – wysłanie zaproszenia na spotkanie, przygotowanie zadania do wykonania, rozesłanie wiadomości. Jeśli natomiast szukamy astronauty, specjalisty w dziedzinie IT lub Dyrektora Generalnego z pewnością lepiej zlecić całą rekrutację Growth Advisors, którzy zadbają o kompleksową obsługę.
- elastyczność
W modelu godzinowym jesteśmy w stanie elastycznie przeskakiwać pomiędzy zadaniami. Dzisiaj mieliśmy przeprowadzić krótkie wywiady z pięcioma osobami, jutro robimy selekcję kolejnych aplikacji. W dowolnym momencie klient może poprosić o wykonanie innych czynności – wysłanie podziękowania, czy umówienie na rozmowę w zależności od potrzeb. Nie musimy się tutaj sztywno trzymać harmonogramu prac, bo większość z nich jest po stronie klienta i w zależności od tego, czego akurat w danym momencie potrzebuje, nam to zleca.
Ten model pozwala firmom na elastyczne korzystanie z usług rekrutacyjnych, płacąc tylko za czas, który jest im potrzebny. Jest to idealne rozwiązanie dla firm, które nie chcą wiązać się długoterminowymi umowami lub nie mają stałych potrzeb rekrutacyjnych
Korzyści modelu godzinowego
Oba modele niosą ze sobą korzyści ale to od klienta w dużej mierze zależy z którego skorzysta. Growth Advisors doradzą na wstępnej rozmowie, który będzie najlepszym rozwiązaniem w oparciu o informacje na temat stanowiska i oczekiwań względem procesu. Jeśli klient ma ograniczony budżet i chce szybko i w ograniczonym zakresie skorzystać ze wsparcia – najlepszym rozwiązaniem będzie rozliczenie godzinowe, natomiast jeśli zatrudnić chce osobę na stanowisko wysokie lub mocno specjalistyczne a dodatkowo musimy dotrzeć do najlepszych kandydatów – tu sprawdzi się przejęcie całej rekrutacji. Należy ustalić cel, priorytety i oczekiwane efekty a my wybierzemy najlepsze rozwiązanie.
Z modelu godzinowego najlepiej skorzystać w sytuacji często nagłej (ad hoc) lub, kiedy w firmie jest duże natężenie działań rekrutacyjnych a nasz personel z działu HR nie ma mocy przerobowych.
Jest on rekomendowany w zasadzie każdemu klientowi niezależnie od wielkości firmy i rodzaju stanowiska, ale to wspólnie musimy ustalić jakiego zakresu ma dotyczyć.
Większa elastyczność, szybkość reagowania oraz optymalizacja kosztów to tylko niektóre z jego korzyści. Klient otrzymuje również dostęp do specjalistycznej wiedzy, który umożliwia mu korzystanie z doświadczenia zewnętrznego rekrutera bez konieczności zatrudniania go.
A jak to wygląda na realnych danych?
Zlecenie całego procesu rekrutacji będzie droższym rozwiązaniem przede wszystkim ze względu na większe jego skomplikowanie i rozbudowanie. Im więcej elementów (pozyskiwanie kandydatów, screening, wywiady, testy, referencje, negocjacje, oferta, itp) tym wyższa cena. Również same warunki umowy mają duży wpływ na to i rodzaj ryzyka, jakim obarczona jest firma zewnętrzna. Przy Success Fee zazwyczaj opłata jest największa, ponieważ nie ma żadnej gwarancji dostarczenia usługi – klient płaci w momencie zatrudnienia kandydata nie ponosząc po drodze żadnych dodatkowych kosztów i mając możliwość rezygnacji w dowolnym momencie. W związku z tym to ryzyko bierze na siebie firma zewnętrzna, która już na starcie musi zainwestować w narzędzia do pracy. Jeśli na wstępie klient uiści opłatę tzw. inicjacyjną – całościowe koszty zostaną rozłożone i finalnie opłata będzie niższa.
Podanie konkretnej opłaty nie jest takie proste, gdyż zależy ona od oczekiwań klienta i dopiero po dokładnym zbadaniu jego potrzeb można oszacować finalny koszt. Na rynku wiele firm oferuje usługi w granicach od 10 – 30 % wynagrodzenia rocznego za jednego kandydata.
Przy skorzystaniu z modelu RPO koszty będą nieco niższe, ponieważ ograniczają się głównie do wynagrodzenia rekrutera i nie są uzależnione od oferty kandydata. Wynagrodzenie to jest powiększone o marżę firmy z której dany rekruter jest i w dużym stopniu zależy od jego doświadczenia, ale można przyjąć, że doświadczony rekruter zarabia miesięcznie nawet 10 000 brutto.
Jak Growth Advisors podeszli do nowej usługi rozliczenia godzinowego?
Oto opinie naszych zadowolonych klientów
“Bardzo dziękujemy za Wasze wsparcie w procesie rekrutacyjnym! Pomoc Rekrutera była niezastąpiona. Rzetelne i trafne rekomendacje, które otrzymaliśmy, znacząco przyczyniły się do naszego sukcesu i pewności siebie w trakcie całego procesu.
Chcielibyśmy także podkreślić, że przejęcie przez rekrutera GA pierwszego etapu rekrutacji, czyli kontaktu z kandydatami, pozwoliło nam zaoszczędzić wiele godzin, które normalnie musielibyśmy poświęcić na wstępną weryfikację. Dzięki temu mogliśmy skupić się na kolejnych etapach, co było dla nas ogromnym ułatwieniem.
Uwagi i podziękowania wymaga również ostatnie spotkanie z Rekruterem GA oraz przygotowanie nas do etapu rekrutacji w siedzibie firmy (ostatni etap).
Jesteśmy bardzo zadowoleni z modelu wsparcia na godziny – elastyczność i dostępność na każdym etapie były dla nas ogromnym atutem.
Zdecydowanie doceniamy Waszą profesjonalną pomoc i chęć dostosowania się do naszych potrzeb.
Jeśli chodzi o przyszłość, to trudno nam wskazać coś, co mogłoby wymagać zmiany, ponieważ naszym zdaniem ten model zadziałał perfekcyjnie pod każdym względem.
Jeszcze raz bardzo dziękujemy za pomoc i wsparcie!”
